Должностные обязанности специалиста по документообороту

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ПАО «Трест»
____________ П.П. Петров
«___»___________ г.

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами

1 Общие положения

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.

Специалист имеет право:
4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).
4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев
Согласовано:
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

• Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
• Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
• Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
• Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
• Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
• Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
• Передавать с описью документы на хранение в архив.
• Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

• Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
• Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
• Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.

[3]

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Менеджер по документообороту обязанности

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

• полное наименование должности и структурного подразделения;
• общее назначение должности;
• кому непосредственно подчиняется работник;
• порядок назначения и освобождения от должности;
• перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам. Менеджер по документообороту обязанности 1.2. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.

Должностные инструкции

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.
Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Общие положения 251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). В остальных случаях документ оформляется исключительно по мере необходимости (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Зачем нужна должностная инструкция? Наверное, этот вопрос задают себе многие специалисты. Мы все учились в вузах, знаем, чем нам предстоит заниматься в своей профессии, какие обязанности могут возложить на сотрудника.

Так стоит ли подписывать такой документ? Ответ однозначный, да. Правовое управление Федеральной службы по труду и занятости так разъяснило необходимость должностной инструкции: «Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Разделы должностной инструкции Должностная инструкция, как правило, состоит из пяти разделов:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
5. Взаимоотношения

Профессиональный стандарт «Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией», позволит, опираясь на квалификационные характеристики, разработать более подробную и полезную должностную инструкцию.

Должностная инструкция специалиста по кадровому документообороту

На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.1.4.9.

Обязанности специалист по документообороту

Должностные инструкции

Поэтому должностные инструкции, прежде всего, нормативно считаются правовым документом, который определяет круг обязанностей и прав, степень ответственности возложенной на соответствующую должность, правила приема и увольнения, замещения. Применяя должностные инструкции в организации производственного процесса, позволяют работодателю четко и эффективно организовать деятельность предприятия, так как участие каждого работника четко определено.

Обязанности специалист по документообороту

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Работа: специалист по документообороту в Москве

что на 34% больше, чем зарплата по России для этой вакансии — 28 000 руб. В целом в Московской области зарплата для специалиста по документообороту равна — 36 500 руб. Средняя зарплата в Москве составляет — 50 142 руб. В других городах области специалист по документообороту получает: Одинцово — 42 500 руб. Домодедово — 40 000 руб. Чехов — 35 000 руб. Работники похожих профессий в Москве зарабатывают: руководитель call центра — 50 000 руб. администратор проекта — 50 000 руб. техническая поддержка — 45 000 руб. Введите E-Mail, чтобы получать вакансии на почту Специалист по документообороту в Москве Фильтр по зарплате любая зарплата от 12 000 руб. от 20 000 руб. от 35 000 руб. от 50 000 руб. Работа специалист по документообороту в других городах:

Зарегистрироваться Войти О нас Отписаться Для партнеров Пользовательское соглашение Разместить вакансию ВАША ВАКАНСИЯ ПОЯВИТСЯ НА HOTWORK ЗАВТРА После того, как вы опубликуете её на сайте-партнёра Ежедневно наш сайт посещают около 100 000 соискателей.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (ВСпоДО) административного департамента управляющей компании

Главный специалист по документообороту

Москва, 2013 г. 3. Полный курс обучения с прохождением теста уровня «Профессионал» — Учебный центр КонсультантПлюс г. Москва, 2013 г. 4. Система электронного документооборота (СЭД) на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству.

Учебно-научный центр «Содействие», г. Москва, 2012 г 5. Организация назначения пенсий. Правовое регулирование пенсионного обеспечения и страхования в РФ.

Cпециалист по документообороту — Вакансия в Хабаровске

Знание программ WORD, Excel! 2. Опыт работы с делопроизводством и документооборотом 3. Внимательность 4. Работа с большим объёмом данных и информацией 5. Навыки работы с оргтехникой Условия работы: 52 с 8:30–17:30; выходные суббота, воскресенье ФКУ ИК-3 УФСИН России по Хабаровскому краю. Татьяна Борисовна 70-98-13, 70-98-00 Пожалуйста, скажите работадателю,

Специалист по документообороту — работа в России

Зарплата: от 25 000 руб. Специалист по документообороту Обязанности: организация работы офиса, регистрация входящей и исходящей корреспонденции; организационное и информационно-документальное обеспечение деятельности сотрудников; обеспечение надлежащего документооборота в рамках отношений с контрагентами (арендаторами) и внутреннего документооборота Торгово-развлекательного центра (первичная бухгалтерская документация, договора); ведение кассы ТРЦ (учет, хранение, прием и выдача денежных средств, инкассация, ведение кассовой отчетности, проверка авансовых отчетов сотрудников); участие в работе с дебиторской задолженностью контрагентов Требования: высшее/среднее специальное образование (экономическое/бухгалтерское); уверенный пользователь ПК; опыт аналогичной работы желателен; знание основных кассовых операций обязательно; грамотная устная и письменная речь; организаторские способности; высокий уровень ответственности и дисциплины; внимательность Условия: работа в перспективной, развивающейся компании федерального значения; официальное оформление, соцпакет; график работы 5*2 с 9.00 до 18.00; рабочее место в ТРЦ «Макси» (пр.Ленинградский, 38); заработная плата от 20000 руб.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Профессия документовед: должностные обязанности

С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед. Кто такой документовед Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель. Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались.

Специалист по документообороту, делопроизводитель

Подготовка и отправка всей исходящей корреспонденции. Разработка проектов Инструкции по делопроизводству, Номенклатуры дел, должностных инструкций, бланков документов, в соответствии с требованиями ГОСТа. Делопроизводство, хранение в установленном порядке документов. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. 10.2012 – 12.2013 1 год 2 месяца Специалист Организационного отдела Государственное унитарное предприятие Московской области «Управление домами» (ГУП МО УД) Выполняемые обязанности: Приём и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству для принятия управленческого решения, передача на исполнение документов с резолюцией руководителей Предприятия, поручений Правительства Московской области, Министерства строительного комплекса и жилищно-коммунального хозяйства Московской области: контроль за исполнением;предварительная проверка и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, правильное формирование и хранение дел; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Специалист по документообороту организует управление документооборотом учреждения и участвует в таком управлении.Он занимается созданием и использованием документов, а также организацией систе мы, введенной в учреждении для этих целей.Его задача состоит в разработке исходных документов . организации обучения по управлению документооборотом и предоставлении профессиональных консультаций .Работа связана с руководством и обслуживанием.Трудовые обязанности специалиста по документообороту могут несколько различаться в зависимости от учреждения. Его задача может состоять в разработке принципов управления документооборотом в учреждении и создании соответствующей системы.Он заботится о том, чтобы повседневное делопроизводство и документооборот организации соответствовали требованиям .

[1]

Вакансии и работа специалистом по документообороту в Москве

Условия. Сб. Вс. выходной; Заработная плата по итогам собеседования. Обязанности: Работа с контрагентами. 3 недели назад с hh.ru Специалист по документообороту договорная Итер Групп, ООО — г.

Москва жилых объектов класса «Люкс» требуется специалист по документообороту /аудитор по документообороту на проект. Обязанности: Создание.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Калькулятор расчёта пени за капитальный ремонт по новым правилам от 4 июля 2019 года от команды Договор-Юрист.Ру (ставки ЦБ от 14.06.2019) Вам задержали зарплату — Вы можете получить проценты Калькулятор процентов задолженности по зарплате (ст. 236 ТК РФ) от команды Договор-Юрист.Ру (ставки ЦБ от 14.06.2019) Договор-Юрист.Ру Сообщество юристов России кодексы и образцы договоров Бесплатные юридические консультации: Должностная инструкция главного специалиста по документообороту Должностная инструкция главного специалиста по документообороту Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1.

Специалист по работе с документами

Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.

Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.

1. На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
2. Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
3. Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
4. В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
5. Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

• действующими законодательными актами;
• приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
• инструкцией по делопроизводству и работе архива;
• установленными на предприятии нормами и правилами;
• политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
• трудовым договором;
• положением об административном отделе.

Должностные обязанности

• Осуществлять подготовку необходимых документов.
• Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
• Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
• Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
• Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
• Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
• Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
• Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
• Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

• структуру предприятия;
• организацию делопроизводства на предприятии;
• схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• применение средств вычислительной и организационной техники;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• документы менеджмента качества.

Специалист по работе с документами имеет право:

• Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
• Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
• Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
• Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
• Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
• Принимать решения в пределах своей компетенции.
• Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

• при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
• при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
• на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

• грамотно сформулировать название должности;
• предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
• сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

• высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
• стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

• систему организации делопроизводства;
• схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
• организационную культуру и нормы делового этикета;
• правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
• структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
• порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
• правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

Читайте также: Бальная система оплаты труда — когда используется, порядок оплаты

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

• правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
• Уставом хозсубъекта;
• локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
• административным распоряжениям и приказам;
• ПВТР;
• разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

[2]

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

• принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
• сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
• подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
• согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
• разрабатывать номенклатуры дел;
• проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
• контролировать своевременность подшивки документов в дел;
• оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
• проводить информационно-справочную работу;
• обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
• создать удобную и эффективную поисковую систему;
• составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
• подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
• выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

• игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
• игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
• саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

• запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
• доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
• получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Материалы по теме

Увольнение во время командировки: по собственному желанию, инициативе работодателя…
Российское трудовое законодательство устанавливает достаточно жесткие ограничения для работодателей в вопросах прекращения взаимоотношений с сотрудник…

Зачет НДС с полученных авансов
НДС с полученных авансов рассчитывается продавцом и уплачивается, если дата реализации товара позже момента платежа за него. НК РФ разрешает не уплачи…

Дубликат трудовой книжки
В некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. …

Доплата к пенсии за детей — кому положена, размеры
Экономическая нестабильность в кризисный период стимулирует правительство РФ создавать и осуществлять программы по материальной и социальной поддержке…

Должностная инструкция специалиста по документообороту

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Источники

1. 
   Теория государства и права. — М.: Дрофа, 2013. — 710 c.
2. 
   Юзефович, Р.М. Санкт-Петербург — автомобилисту. Справочник; СПб: Кронверк-Принт, 2012. — 922 c.
3. 
   Скрынник, А. М. Правоведение / А.М. Скрынник. — М.: Мини Тайп, 2013. — 352 c.
4. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. — Москва: Мир, 2002. — 528 c.