Образец акта об утере документов: как правильно заполнить и что указать

Утеря документов может произойти в любое время и по разным причинам – кража, ошибка, пожар и другие возможных обстоятельствах. В таком случае вопрос находиться перед каждым из нас. Что ему делать? Одним из вариантов является составление акта об утере документов.

Акт об утере документов – это бесплатные формы внутренней документации, которые необходимые для составления описи утерянных документов. В него записываются все лица, которые были ознакомлены с данном документе, а также обстоятельства, при которых произошла потеря документа.

Если вы столкнулись с обнаружении утерянного документа, то вам необходимо заполнить бланк акта об утере документов. Указать наименование организации, в которой был утерян документ, наименование документа, дату его утери и место, где он был утерян.

Если же документ был утерян в организации, вы должны дать объяснения о причине утери документа, который вы использовали в вашей работе. Дальше вы должны дать документ на учет кадровой службе, которая будет отвечать за ведение его дальнейшего документооборота. В журнале учета утерянных или найденных документов начальник органов внутренней охраны должен сделать записку об этих обстоятельствах.

Если документ был утерян в организации партнера, то вы обязаны составить акт об утере документов и передать его в комиссии контрагентов. В акте указывается наименование организации-контрагента, наименование документа, дату его утери и место, где он был утерян. В акте также указываются все лица, которые были ознакомлены с документом, и обстоятельства, при которых произошла потеря.

Подробнее: Приложение N 11. Форма акта об утрате документа.

Шаг 1. Заполнение верхнего блока акта

Первым шагом при составлении акта об утере документов необходимо заполнение его верхнего блока. В нем указывается наименование организации, на которую составляется акт, дата его составления, а также основание для проведения данной процедуры.

В поле «Наименование организации» необходимо указать полное официальное наименование вашей организации. Дата составления акта указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ и должна соответствовать дню, в который были обнаружены и подлены утерянные документы.

В поле «Основание» следует указать, что послужило причиной составления акта. Обычно это бывает кража, гибель или другой неудачный случай. В данном поле можно дополнительно указать номер договора, записку на обнаружение несоответствия и т.д.

Также необходимо указать, кто составил акт и кто является инициатором его составления. Если данный акт заполняется внутренней службой вашей организации, то указываем вашу фамилию, должность и подпись. Если это инициатор из другой организации или контрагентов, то необходимо указать их наименование и должность.

Во избежание последствий закона в области кадровых документов в поле «Ознакомлены» следует указать, кто имел возможность ознакомиться с необходимыми документами и когда это произошло.

Необходимо также указать место, где находился утерянный документ или документы, и наименование журнала учета документации, где они должны были находиться.

Для удобства составления акта об утере документов существуют готовые образцы и формы, которые можно найти в интернете или в специальных книгах по документообороту.

Для составления акта об утере документов необходимо провести комиссию, в которую должны быть включены представители кадровых органов, начальника организации или его заместителя, сотрудника отдела документации, а также деловодов.

В данном акте необходимо указать наименование организации, дату составления, место нахождения акта и его номер. Всю документацию, которая находилась на утерянном документе, следует перечислить в описи. Также необходимо дать объяснения обстоятельств утери.

В случае, если документ был утерян по причине кражи, необходимо об этом сообщить в правоохранительные органы и записать это в акте. Если документ был утерян по другой причине, например, во время пожара или стихийного бедствия, необходимо об этом также указать в акте.

Для возможных контрагентов и органов нужно предоставить бесплатные образцы акта об утере документов.

Если сотруднику необходимо использование утерянного документа, то он должен обратиться к начальнику организации с просьбой дать ему этот документ на время необходимости. Нельзя использовать этот документ без согласования с начальством.

После составления акта комиссия должна ознакомиться с его содержанием и подписать его, проверив правильность заполнения. В акте также должны быть записаны имена всех членов комиссии, которые были присутствовали при составлении.

Акт об утере документов должен храниться в журнале учета документооборота вместе с утерянным документом. В случае, если документ будет найден после составления акта, он должен быть возвращен в соответствующее место на время.

Если возникают вопросы по заполнению акта об утере документов, необходимо обратиться к начальнику организации или к сотруднику отдела документации. Обратите внимание на то, что срок действия акта об утере документов при законом не ограничен.

В данной таблице приведены необходимые элементы для составления акта об утере документов:

Указание наименования учреждения, где составляется акт

Акт об утере документов составляется в организации, в которой произошла утеря. В качестве организации могут выступать учреждения образования, научные и исследовательские институты, предприятия и другие организации, имеющие внутреннюю документацию.

Если утеря произошла на территории организации, то акт составляется на месте утери документов. Для этого можно использовать специальный бланк акта об утере документов, который можно получить у начальника отдела документооборота.

В обязательном порядке в акте указывается наименование организации, где произошла утеря документов, а также все остальные необходимые сведения о данной организации. В акте должен быть указан день, месяц и год события.

Также в акте необходимо указать обстоятельства, при которых произошла утеря документов. Для этого можно использовать графу «причина утери». Может оказаться важным указать, была ли это кража или другое преступление.

Внутренняя комиссия может быть создана для оценки обстоятельств утери документов и помощи в их поиске. Во многих случаях, если утеря связана с кадровыми вопросами, начальник отдела кадров обязан судиться об обратной стороне договора и других контрагентов для выяснения обстоятельств утери.

Если утеря произошла не на территории организации, то акт должен быть составлен в том месте, где она была обнаружена. В таком случае в акте следует указать наименование органов, которым бесплатно предоставляется описание утерянных документов при их нахождении.

Указание места и времени составления акта

Акт об утере документов можно составить как внутри организации, так и вне её стен. Если вы составляете акт внутри организации, место и время его составления должны обязательно указываться. Это поможет в дальнейшем при рассмотрении данного вопроса, а также для организации документооборота.

В акте должны быть указаны дата и время, в которые были обнаружены пропажа или кража документов. Они также должны быть использованы в записке начальнику, если это будет необходимо в дальнейшей работе. Если в качестве места составления была выбрана другая организация, то необходимо указать её наименование и её адрес.

Если происшествие произошло между контрагентами, то акт непременно должен быть составлен в присутствии представителей обоих сторон. В противном случае, акт может быть написан только от имени одной из сторон.

Для оформления данного документа можно использовать готовые образцы актов об утере документов или создать свой акт на основе общепризнанных форм. Кроме того, необходимо обязательно составить описание всех документов, которые были утеряны или похищены, а также вести журнал учета всех документов, находящихся в организации.

Наличие акта об утере документов поможет организации в установлении обстоятельств данного происшествия. В случае необходимости, его можно предоставить органам государственной власти. Кроме того, акт может понадобиться при возможных кадровых изменениях в организации или при обучении и образовании сотрудников.

Ссылка на закон — Приложение N 24. Акт об утрате документов.

Шаг 2. Заполнение основной с части акта

Основная часть акта об утере документов содержит информацию о факте утери и ее обстоятельствах. При заполнении основной с части необходимо учитывать следующие моменты:

1. Описание утерянных документов — необходимо указать наименование, серию, номер, дату выдачи, орган, выдавший документ, а также номер и дату документа (договора, записки и т. д.), к которому они относятся. Если имеются бумаги, которые не были обнаружены до настоящего времени, их следует указать в акте и в описи утерянных документов. Если утерян документ, на основании которого было проведено какое-то оперативное или юридическое действие, в акте следует указать последствия утери.
2. Обстоятельства утери — следует описать кто был ответственен за хранение документов, когда была обнаружена утеря, где документы могут находиться в настоящее время, были ли какие-то подозрительные действия со стороны иных лиц. Если документы были утеряны в результате кражи, необходимо обратить внимание на возможные контрагенты и сотрудников организации.
3. Действия, предпринятые после обнаружения утери — необходимо указать, какие меры были приняты для поиска утерянных документов, были ли даны объяснения соответствующим лицам, сообщены ли о возможных последствиях. Если была создана комиссия для выяснения обстоятельств утери, необходимо указать ее состав и результаты работы.
4. Сроки и места хранения документов — следует указать, с какого дня документы считаются утерянными, и через какой срок организация должна сообщить об этом в соответствующие органы. Также необходимо указать места хранения документов (журнал внутренней документации, кадровые документы и т. д.), где была обнаружена утеря.
5. Подписи и дата — акт должен быть подписан начальником организации или лицом, которому он дал право подписи. Для полноты и точности описи утерянных документов в акт могут быть включены образцы документов с указанием их места хранения и использования в документообороте.

Отметим, что законом установлено, что утеря документов или их кража должна быть зарегистрирована в журнале учета утерянных документов организации, который должен вестись по бланку организации. Если такой журнал не был веден, то он должен быть создан в течение месяца со дня обнаружения утери документов. В журнале должны быть указаны все возможные детали пропавших документов, а также информация о действиях, предпринятых органами (или комиссиями) по их восстановлению.

Перечень утерянных документов с указанием даты и места выдачи

По вопросу утери документов наименование организации и дата утери, а также кадровые данные лица, от имени которого была подана записка, должны быть обязательно указаны в акте.

Согласно законодательству, в случае утери документов, комиссия должна составить акт утери документов, который подписывается начальником организации и инициируется работником, которому были выданы данные бумаги.

Акт утери документов должен содержать полный перечень утерянных документов с указанием их номеров, даты и места выдачи, а также обстоятельств и места обнаружения их отсутствия.

Видео (кликните для воспроизведения).

Данные об утерянных документах должны быть внесены в журнал учета потерь документации, который ведется на внутренней основе организации.

Если для заключения договора с контрагентами необходимы документы, которые были утеряны, то могут быть использованы образцы документов, бесплатно предоставляемые органами государственной власти.

Всю документацию, которая может дать пояснения к утерянным документам, а также копии описи утерянных документов, необходимые для работы с документообороте, должен предоставить работник, на чьем имени была подана записка.

Если был подписан договор, в котором указывалось, что все утерянные документы он привезет через определенное количество дней, а он этого не сделал, то это считается фактом кражи документов. В этом случае необходимо обратиться в органы внутренних дел.

Если работник был ознакомлен с порядком учета документов, то он несет ответственность за утерю документов. Какие меры могут быть предприняты в данном случае, указывает закон.

Обстоятельства, которые привели к утере документов

Утеря документов может произойти по различным причинам. Одна из них — это кража. При этом возможно, что документы могут находиться в местах, к которым у меня нет доступа. Однако, в данном случае я не могу утверждать, что документы были украдены кем-то из контрагентов организации или же взломаны кем-то извне.

Другая причина — это потеря документов при их перемещении. Часто документы находятся в центре документооборота нашей организации и используются многими сотрудниками. При этом могут возникнуть ситуации, когда документ потерян после передачи от одного сотрудника к другому или при его отправке по почте. В этом случае необходимо провести анализ всего кадрового и организационного процесса, в рамках которого были переданы документы.

Кроме того, возможно утеря документов в результате пожара или других непредвиденных обстоятельств. Если документы были уничтожены в результате пожара, то это может указывать на проблемы в внутренней организации предприятия, связанные с обеспечением безопасности документов и бумаг.

Если же утеря документов произошла по иным возможным обстоятельствам, то следует по возможности восстановить всю цепочку передачи и использования документов. Также необходимо провести проверку всех возможных органов, имеющих отношение к документации, и предоставить им все необходимые документы, описи и образцы, которые могут помочь при расследовании.

Пояснительная записка обстоятельств утери документов

Мной, Оксаной, в качестве кадрового специалиста ООО «Название организации» был составлен акт об утере документов, в соответствии с законом.

В связи с случайной кражей из общей канцелярии в нашей организации была утеряна бумажная документация, содержащая информацию о контрагентах и договорах, а также персональные данные наших сотрудников.

После обнаружения утери был незамедлительно составлен акт, описывающий все обстоятельства случившегося. Всю утерянную документацию включили в опись, которая прилагается к акту и дается на ознакомление вместе с пояснительной запиской.

Для выяснения причин и обстоятельств утери документов была создана комиссия из сотрудников организации. Пользователи нашей организации, если обнаружат какие-либо документы или замечатели какие-либо подозрительные действия со стороны других сотрудников, необходимо немедленно дать соответствующую информацию начальнику внутренней комиссии.

В данном случае пропавшие документы могут быть использованы для незаконных целей, поэтому необходимо изучение различных возможностей восстановления утерянной информации.

Если в течение месяца с момента утери какие-либо украденные или утерянные документы будут обнаружены, Оксана должна тут же сообщить об этом начальнику внутренней комиссии.

Все сотрудники, которые имеют доступ к документообороту нашей организации, ознакомлены с образцами заполнения акта об утере документов и других необходимых бесплатных образцов документации на нашем веб-сайте.

Подробнее здесь: Приложение N 6. Акт об утрате документов.

Шаг 3. Завершение акта

После того, как все обстоятельства были установлены и записаны в акт, необходимо завершить его.

Кадровые и должностные лица, которые находились на месте обнаружения утерянных документов, должны дать объяснения в записку к акту. Для этого могут использовать бесплатные бланки, которые предоставляет внутренняя документация организации.

В акте необходимо указать наименование организации и дату составления. Если акт составлен в связи с кражей документов, необходимо указать все возможные данные о контрагентах, с которыми был заключен договор.

Начальник должен ознакомиться с актом и его содержанием. Если он не может подписать акт лично, то он может дать это право другому лицу.

В протокол комиссии описи и записок рекомендуется включить какие-либо дополнительные документы или образцы, если они имеются. Всю документацию, связанную с обнаружением и восстановлением документов, необходимо сохранять в соответствии с законом и внутренней документацией организации, в местах, где она должна находиться.

В случае, если вопросы по составлению акта возникают у сотрудников, они могут обратиться за помощью к органам, ответственным за документооборот. Они также могут обратиться за советом к юристу организации или другой компетентной организации.

Подписание акта уполномоченными лицами

После обнаружения утери документов необходимо оформить акт утери. Данный акт должны подписать уполномоченные лица организации. В случае если утерянные документы находились у контрагентов, то подписывать акт должны представители обеих организаций.

Перед подписанием акта необходимо проконсультироваться с кадровыми органами и комиссией по документации, которые могут дать объяснения по вопросам организации документооборота.

В акте необходимо указать наименование организации, дату обнаружения утери, место, где документы были утеряны, дату заключения договора и его номер, а также опись утерянных документов.

Если утерял документ Оксана, то она должна сделать записку на имя начальника организации, в которой подробно описывается обстоятельства утери и просьба дать необходимые разъяснения и объяснения.

Для заполнения акта об утере документов доступны образцы бесплатно. Однако, следует учитывать возможные различия в законодательстве в зависимости от места нахождения органов внутренней безопасности и других органов, предназначенных для регулирования подобных вопросов.

Все лица, подписавшие акт, должны быть ознакомлены с его содержанием и согласиться с его условиями. Подписание акта исполняется в журнале, который находится на хранении у кадровых служб.

Подтверждение подписи печатью учреждения

Подпись и печать организации — это основные средства подтверждения правомочности документа, а также обеспечивают достоверность информации и защищают от возможных фальсификаций

В случае утери документов всегда возникает вопрос о правильности заполнения документов, в данном случае акта об утере документов. Один из важных моментов при заполнении акта — это подтверждение подписи печатью учреждения

Для подтверждения подписи и печати документа предусмотрены необходимые процедуры, которые осуществляются внутренней комиссией по документационному обеспечению образования. Комиссия должна составить опись утерянных документов, указать наименование документа, его номер и дату. В журнале учета комиссия отмечает дату составления акта и дату утери документов. Каждый контрагент, с которым заключен договор, должен быть ознакомлен с бланком акта

При обнаружении утерянных документов в документообороте должны быть выяснены все обстоятельства, в которых они были утеряны. Начальник отдела или руководитель организации должен дать объяснения по данным фактам. Если документы были утеряны в результате кражи, то это необходимо указать в акте об утере документов.

Организации могут использовать готовые образцы актов об утере документов. Однако в случае необходимости можно составить акт и самостоятельно, не находясь в офисе, используя записку, где следует указать все обстоятельства утери документов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если документы находятся в местах, оговоренных законом, то их можно не указывать в акте об утере документов. Всю необходимую информацию при заполнении акта об утере документов нужно указывать четко и ясно. Все действия должны осуществляться в строгом соответствии с законодательством РФ. Утеря документов всегда является серьезным нарушением, для решения этой проблемы нужно своевременно принимать соответствующие меры

Вопросы-ответы

Какие документы могут быть указаны в акте об утере?

В акте об утере могут быть указаны различные документы: паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, трудовая книжка и т.д. Важно указать полное название утерянного документа и его номер, если такой имелся.

---

Как правильно заполнить акт об утере документов?

Для заполнения акта нужно указать дату утери, место, где документ был утерян, его возможную причину, свои паспортные данные или данные того, кто выдавал документ, и, конечно же, данные самого утерянного документа. Следует заполнять акт об утере максимально подробно и точно, чтобы избежать недоразумений при дальнейшем использовании документов.

---

Могу ли я самостоятельно заполнить акт об утере?

Да, заполнить акт об утере можно самостоятельно. В этом случае желательно использовать образец акта об утере документов, который можно найти в Интернете. Но если вы не уверены в своих способностях, лучше обратиться к специалистам, например, в организацию, которая выдавала документ, или в центр государственных услуг.

---

Что делать после заполнения акта об утере?

После заполнения акта об утере нужно сделать несколько копий документа и подписать их. Одну копию нужно оставить у себя, остальные сдать в организацию, которая выдавала утерянный документ. Далее нужно обращаться в соответствующие органы для восстановления документа.

---

Какие могут быть последствия при утере важного документа?

Утеря важного документа может повлечь за собой различные негативные последствия. Например, если вы утеряли свидетельство о рождении, то это может создать проблемы при получении паспорта, водительского удостоверения и других документов. Если же утерян паспорт или водительское удостоверение, то могут возникнуть проблемы при прохождении государственной проверки, получении визы или при обращении за финансовой помощью.

---

Какие меры можно принять, чтобы избежать утери документов?

Чтобы избежать утери документов, нужно соблюдать необходимые меры предосторожности, например, хранить документы в безопасном месте, не давать их посторонним, не оставлять без присмотра в общественных местах и т.д. Также желательно сделать нотариальную копию документов, чтобы в случае утери можно было быстро востановить оригинал.

---

Алексей Горшков

Имею высшее образование по специальности: юрист по финансово-правовому профилю. Мой стаж работы в юридической компании составляет  12 лет. Очень рад Вас видеть на своем сайте!