Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Prom-Nadzor.ru

Положение о канцелярии

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]

[число, месяц, год]

1. Общие положения

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

— законодательством Российской Федерации;

1.5. [Вписать нужное].

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.

2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.

2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].

2.5. [Вписать нужное].

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

3.4. [Вписать нужное].

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

[1]

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. [Вписать нужное].

5.1. Канцелярия имеет право:

— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. [Вписать нужное].

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

— подготовки и представления документов;

— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[число, месяц, год]

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ 1.

Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным подразделением. 1.2.

Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации. 1.3.

Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации. 1.4.

Канцелярия в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством,

распорядительными материалами государственных и вышестоящих организаций,

положением о данной организации,

инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации,

Положением о канцелярии. 2.

Основные задачи и функции: 2.1.

Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами. 2.2.

Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением до* кументов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам. 2.3.

Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Секретариат (включая референтов):

рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;

готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;

производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;

осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации;

разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате управления;

разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своей организации и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата управления;

разрабатывает перечень нерегистрируемых документов; составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.

Подразделение по контролю исполнения:

осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство организации о ходе исполнения Документов;

осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;

анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции: осуществляет учет и регистрацию документов; подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;

наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;

обеспечивает методическое руководство по организации работы с документами, в том числе в подведомственных ему организациях;

организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;

осуществляет учет документов «Для служебного пользования», находящихся в структурных подразделениях учреждения;

составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения;

осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан; направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;

осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;

совместно с секретарем организует прием посетителей. Подразделение по приему и отправке корреспонденции: осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;

осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;

производит отправку исходящей корреспонденции; осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города. Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив организации и государственный архив;

осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.

осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений организации с оригинала; осуществляет считку и правку перепечатанного материала; производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста. 3.

Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии: 3.1.

Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии. 3.2.

Начальник канцелярии имеет право:

требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству организации, а также информацию о выполнении заданий руководства;

привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства организации;

вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;

разрабатывать должностные инструкции работникам канцелярии. 3.3.

На начальника канцелярии возлагается: организация работы с документами;

[3]

рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения;

выборочная проверка качества оформления всех документов, Представляемых на подпись руководителю организации;

организация подготовки материалов, касающихся деятельности организации и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;

проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;

организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях. 3.4.

Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии. 3.5.

Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.

Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию. 10.2.

БАЛТИЙСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОЛОГИИ,

Санкт-Петербург

БАЛТИЙСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОЛОГИИ, ПОЛИТИКИ И ПРАВА (БИЭПП)

Санкт-Петербург

Основные сведения

Полное наименование образовательной организации

Частное образовательное учреждение высшего образования «Балтийский институт экологии, политики и права»

ЧОУ ВО БИЭПП

Дата создания института

5 августа 1993 г.

199034, Северо-Западный федеральный округ, г. Санкт-Петербург, 17-я Линия Васильевского Острова, 4-6

Филиалы образовательной организации есть

Информация о режиме и графике работы образовательной организации

Режим и график работы института:

Понедельник — Пятница: 08:00 — 22:00

Суббота: 08:00 — 22:00

Время работы приемной комиссии:

Понедельник — Пятница: 12:00 — 19:00

Суббота и воскресенье : выходной

(812)309-09-99 (812)309-09-99

Адреса электронной почты:

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Краткая информация об образовательной организации ЧОУ ВО БИЭПП

БИЭПП был основан в 1993 году Е.Д. Рейфе.

Учредители образовательной организации

Учредителями частного образовательного учреждения высшего образования «Балтийский институт экологии, политики и права» (ЧОУ ВО БИЭПП) являются физические лица.

Наименование учредителя	Фамилия, имя, отчество учредителя (ей) образовательной организации	Адрес местонахождения учредителя(ей)	Контактные телефоны	Адрес электронной почты	Адрес сайта учредителя(ей) в сети «Интернет»

Рейфе Александр Евгеньевич

199034, Северо-Западный федеральный округ, г. Санкт-Петербург, 17-я Линия Васильевского Острова, 4-6

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Филиалы образовательной организации

Филиал Частного образовательного учреждения высшего образования «Балтийский институт экологии, политики и права» в г. Мурманске

183032, Северо-Западный федеральный округ, г. Мурманск, ул. Павлова, д. 13

Филиал Частного образовательного учреждения высшего образования «Балтийский институт экологии, политики и права» в г. Челябинске

454080, Уральский федеральный округ, г. Челябинск, ул. Сони Кривой, д. 75А

Московский Государственный Университет Технологий и Управления

Канцелярия (отдел документационного обеспечения)

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением университета. Сотрудники канцелярии обеспечивают своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, осуществляют работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов, в том числе приказов и распоряжений руководства.

Краткая аннотация о выполняемой подразделением работе:

• Документационное обеспечение университета.
• Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.
• Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
• Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение в архив университета.
• Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в университете.
• Печать и размножение служебных документов.
• Постановка печатей на документы.

№	Наименование филиала	Адрес местонахождения филиала образовательной организации	Адрес официального сайта в сети «Интернет»
1

Образцы документов

Приложения к инструкции 736-д 468 Kb Приказ № 80-д от 01.03.2019 / Об утверждении номенклатуры дел ФГБОУ ВО «МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)» 6.7 Mb Перечень нерегестрируемой корреспонденции 112 Kb Перечень обязанностей работника, ответственного за делопроизводство 121 Kb Перечень реквизитов документов 111 Kb Применение гербовой печати 132 Kb Примерный перечень документов, подлежащих утверждению 122 Kb Схема расположения реквизитов 77 Kb Бланк приказа 82 Kb Бланк распоряжения 82 Kb Бланк служебного письма 215 Kb Бланк служебной записки 71 Kb Журнал учета печатей и штампов 78 Kb Итоговая запись о категориях и количестве дел 78 Kb Образец бланка университета с продольным расположением реквизитов 121 Kb Образец бланка университета с угловым расположением реквизитов 121 Kb Образец оформления акта 76 Kb Образец оформления выписки из протокола 74 Kb Образец оформления заявления 74 Kb Образец оформления номенклатуры дел университета 81 Kb Образец оформления положения 83 Kb Образец оформления протокола 91 Kb Образец оформления справки 121 Kb Образец оформления телеграммы 121 Kb Реестр заказных писем с уведомлениями 82 Kb Реестр заказных писем 80 Kb Реестр простых писем 80 Kb Форма акта о выделении к уничтожению документов 83 Kb Форма акта приема-передачи документов и дел 81 Kb Форма внутренней описи документов дела 78 Kb Форма листа – заверителя дела 79 Kb Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 82 Kb Форма обложки личного дела студента (ки) 82 Kb Форма описи постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу 83 Kb Форма табеля унифицированных форм документов университета 91 Kb

Начальник отдела
Богоносова Ирина Александровна
Адрес: Москва, ул. Земляной вал, д. 73, каб. 3
Тел.: 8 (495) 915-03-73
E-mail: [email protected]

Архив входит в состав канцелярии, является структурным подразделением, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Состав

График работы: пн. – пт. 09:00 – 18:00 (13:00 – 14:00 перерыв).

Адрес: ул. Земляной Вал, д. 73, каб. 105.

Должностные обязанности Заведующего канцелярией

I. Общие положения

[2]

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.4. Структуру организации.

4.5. Организацию делопроизводства в организации.

4.6. Схемы документооборота.

4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.

4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о канцелярии организации.

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующий канцелярией подчиняется

иному должностному лицу)

7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Заведующий канцелярией вправе:

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.

8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.

8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

Обязанности канцелярии в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Обязанности канцелярии в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

В ходе работы для решения задач отдела руководитель канцелярии использует законодательство Российской Федерации, Устав предприятия, должностную инструкцию, иные документы и строго соблюдает их исполнение.

Что включает в себя должностная инструкция заведующего канцелярией

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

Назначается и освобождается от должности в порядке, установ­ленном в организации в соответствии с действующим законода­тельством, регулирующим трудовые отношения.

Обязанности канцелярии в организации

Заведующий канцелярией относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества. 1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения, или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях: работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив, спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем) этого самого подразделения.

Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

Положение об отделе канцелярия

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

Участвует в разработке проектов нормативных актов, выра­ботке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

Начальник канцелярии обязанности

Руководителю Аппарата Правительства Республики Казахстан обеспечить применение настоящего Положения о печатях Правительства с Государственным гербом Республики Казахстан. 3. Признать утратившим силу постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 19 июля 1995 г.

Данному специалисту следует знать:

• локальные управленческие документы фирмы;
• административное устройство компании;
• способы систематизации делопроизводства;
• правила ведения архивных документов;
• способы организации мероприятий контрольного характера;
• внутренний трудовой распорядок;
• правила противопожарной и гражданской обороны.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты: 1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разработка положения о канцелярии

Заведующий канцелярией для полноценной реализации полномочий вправе:

• взаимодействовать с иными отделами, управлениями, департаментами, внутренними подразделениями в части вопросов, касающихся работы канцелярии;
• предлагать директору (высшему руководителю) или общему собранию компании решения по вопросам, относящимся к ведению канцелярии;
• предлагать способы повышения эффективности работы вверенного отдела или организационно связанных подразделений, в том числе улучшенные схемы их взаимодействия;
• требовать эффективного надлежащего выполнения обязанностей сотрудниками;
• при необходимости отправлять на доработку документы, поступившие из прочих отделов;
• подписывать документы, поступившие в канцелярию, визировать их для дальнейшего исполнения;
• предлагать способы и размеры материального и нематериального поощрения лучших работников канцелярии, включая иные методы мотивации;
• докладывать руководителю о выявленных фактах нарушения трудовой дисциплины, совершения правонарушений и несоответствия занимаемой должности сотрудниками отдела.

Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 4.Ответственность заведующего канцелярией Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3.

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, зако­нами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Обеспечивает организацию и координирует работу сотруд­ников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

Указанное лицо лично отвечает за:

• неисполнение или нарушение порядка исполнения обязанностей сотрудников канцелярии;
• правонарушения в деятельности подразделения;
• ущерб, нанесенный сотрудниками организации при исполнении служебных обязанностей.

Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Заведующий канцелярией как руководящее должностное лицо, а именно глава вверенного ему отдела (структурного подразделения), выполняет указанные функции и решает следующие задачи:

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт, который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам орга­низации делопроизводства, работы информационной техники, мате­риального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Организация работы канцелярии учреждения

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений, юристы занимались бы своими прямыми обязанностями.

Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Заместитель начальника Административно-правового управления непосредственно подчиняется начальнику Административно-правового управления и Председателю Правления банка и руководствуется в своей работе Положением об Управлении и настоящей должностной инструкцией. 3. На должность заместителя начальника Административно-правового управления назначаются лица с высшим экономическим или юридическим образованием и опытом руководящей работы не менее одного года.

Источники

1. 
   Тихомиров, М.Ю. Исковые заявления в суд общей юрисдикции; М.: Тихомиров М.Ю., 2013. — 768 c.
2. 
   Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов); М.: Юристъ, 2012. — 384 c.
3. 
   Асланов, Р.М. и др. Уголовное право. Особенная часть; СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2011. — 236 c.
4. Мурадьян, Э. М. Ходатайства, заявления и жалобы (обращения в суд) / Э.М. Мурадьян. — М.: Юридический центр Пресс, 2015. — 446 c.
5. Правоведение. Учебное пособие. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2013. — 400 c.