Содержание
- 1 Выданы в подотчет денежные средства — проводка
- 2 Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете
- 3 Проводки по авансовому отчету
- 4 Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами
- 5 Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника
- 6 Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция
Выданы в подотчет денежные средства — проводка
«Выдано подотчет проводка» — такой запрос, как правило, делает начинающий бухгалтер. Расскажем, кому можно выдать деньги, как правильно оформить документ и какие сделать проводки, в нашей статье.
Выдача денег под отчет: кто их получает?
Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).
Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).
ВНИМАНИЕ! Деньги работнику можно выдавать, если нет задолженности по ранее взятым суммам.
Выдача в подотчет: оформляем документы
Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.
Шаг 2. Работник пишет заявление на получение денег под отчет.
Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.
Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».
Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2015году».
Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).
Выданы деньги под отчет: проводки
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.
Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:
- выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
- если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.
Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:
- если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
- если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
- если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
- если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.
В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).
А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.
ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».
Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.
Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».
Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете
Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.
Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы
Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета
Выданы под отчет денежные средства с валютного счета
Выданы под отчет денежные средства со специального
счета в банке
Подотчетные лица получили средства от других
организаций
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете
головного отделения организации)
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из головного отделения организации в филиал, выделенный
на отдельный баланс (в учете филиала)
Подотчетные лица головного отделения организации
получили средства от филиала, выделенного на отдельный
баланс (в учете головного отделения организации)
Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный
баланс, получили средства от головного отделения
организации (в учете филиала)
Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в
установленный срок, включена в состав прочих доходов в
связи с истечением срока исковой давности
Положительная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих доходов
Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным
лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с
доставкой оборудования
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой
внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами
расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов
Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой материалов
Оприходованы животные, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой и содержанием животных
Оприходованы материально-производственные запасы,
приобретенные подотчетными лицами; оплачены
подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой
материально-производственных запасов (при использовании
счета 15)
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного
производства
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
вспомогательного производства
Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
расходы
Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с
возвратом и транспортировкой бракованной продукции
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
обслуживающего производства
Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров
(готовой продукции), учтены в расходах на продажу
Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже
отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены в кассу
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на расчетный счет
Неиспользованные денежные средства в иностранной
валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на
валютный счет
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на специальный счет в банке
До истечения срока представления авансового отчета
выданные работнику суммы зачтены в счет заработной
платы
Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем
Подотчетные лица погасили задолженность перед
кредиторами организации
Подотчетное лицо головного отделения организации
оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на
отдельный баланс (в учете головного отделения
организации)
Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный
баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению
организации (в учете филиала)
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом
получения внереализационных доходов
Отрицательная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих расходов
Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо
не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные
суммы, потраченные необоснованно
Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются
как расходы будущих периодов
Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с
устранением последствий чрезвычайных ситуаций
Задолженность подотчетного лица списана в связи с
чрезвычайными обстоятельствами
Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 08-4 Кредит 60
— 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
— 18 000 руб. — учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
— 236 000 руб. — оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1
— 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
— 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
— 700 руб. — плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.
Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
— 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
— 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
— 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
— отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.
Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
— 21 000 руб. — выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
— 15 000 руб. — сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
— 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
— 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.
Проводки по авансовому отчету
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
Счет Дт | Счет Кт | Сумма проводки, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
71 | 50 | 12 500 | Выдача денег подотчет из кассы предприятия | РКО |
71 | 51 (52) | 13 100 | Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) | Платежное поручение |
71 | 55 | 12 370 | Выдача денег на специальный банковский счет | Платежное поручение |
71 | 50-3 | 5 890 | Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы. | |
50 (51, 52, 55) | 71 | 8 320 | Возврат неизрасходованных подотчетных средств | Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка |
08 (10, 15) | 71 | 158 000 | Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности | Авансовый отчет и акт приема |
41 | 71 | 7 800 | Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет | Авансовый отчет, расходная накладная |
— затрат на сбыт
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.
Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами
![]() |
Видео (кликните для воспроизведения). |
Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.
Порядок осуществления подотчетных операций
Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.
Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.
Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.
Типовые проводки по 71 счету
С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.
Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:
Дт | Кт | Описание | Документ |
50 | 71 | Возврат средств сотрудником наличными через кассу | Приходный кассовый ордер |
52 | 71 | Зачисление остатка средств на специальный банковский счет | Банковская выписка |
55 | 71 | Зачисление остатка средств в иностранной валюте | Банковская выписка |
Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:
Дт | Кт | Описание | Документ |
44 | 71 | Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица | Авансовый отчет |
![]() |
Видео (кликните для воспроизведения). |
Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями: