Как заверять копии документов

Заверение копий документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Заверение копий документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Заверение копий документов: новые правила

Упомянутые в статье старый и новый ГОСТы можно найти:

Делаем копии для внутреннего использования

Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишит е п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (далее — старый ГОСТ); п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — новый ГОСТ) :

• дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о заверении, как и ранее, ставится под реквизитом «подпис ь» п. 5.26 нового ГОСТа ; п. 3.26 старого ГОСТа .

В отличие от старого ГОСТа, новый ГОСТ не обязывает проставлять печать при заверении копий для внутреннего пользования. Но никто не запрещает вам делать это, если так привычней — бумага с печатью смотрится более солидно.

Не нужно указывать и местонахождение подлинника, если копия «внутрення я» п. 5.26 нового ГОСТа . В старом ГОСТе, правда, также не было такого требования, однако оно есть в древнем советском Указ е п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X . Он применяется весьма условно, хотя и не отменен.

Чтобы было проще заверять копии, можно сделать специальный штамп, новый ГОСТ это разрешае т п. 5.26 нового ГОСТа .

Правила стандартизации применяются на добровольной основе, за исключением ГОСТов в сфере ПДД, оборонзаказа и иных сфер ограниченного доступ а пп. 1, 2 ст. 4, ст. 6, ч. 1 ст. 26 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ .

Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

Приказ № 60

Об индексации заработной платы

В связи с повышением величины минимального размера оплаты труда в Российской Федерации и необходимостью обеспечить повышение уровня реального содержания заработной платы в соответствии с требованиями ст. 134 Трудового кодекса РФ

1. Проиндексировать заработную плату всех работников ООО «Рассвет» на 5,7% с 1 мая 2018 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Сергиенко И.Н.

Генеральный директор

Инспектор отдела кадров

Делаем копию для внешнего пользователя

Если вам нужно заверить копию документа для выдачи ее третьим лицам (в банк, работнику, контрагенту и т. д.), то к вышеназванным прибавляются еще два реквизита:

• указание на место, в котором хранится оригинал копируемого документа;

Отметим, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадро в) п. 3.26 старого ГОСТа ; п. 5.26 нового ГОСТа .

Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документ а п. 5.24 нового ГОСТа . Если у ООО в соответствии с уставом в принципе нет печати, то копия заверяется без нее. Аналогично заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Покажем, как применяются новые правила, на примере заверения копии трудовой книжки.

Комментарий к документу

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа? На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина.

Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бума г Письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 .

Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• или отдельно заверить каждый лист копии;

• или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Там же нужно указать количество листов. Это можно сделать, например, таким образом.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Инспектор отдела кадров

Подлинник документа находится в ООО «Рассвет» в деле № 3/к за 2016 г.

Сшивку нужно делать так, чтобы она:

• не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости;

• не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии.

У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках. Пока что они сформулированы только в Письмах Минфин а Письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 . Но уже есть проект приказа ФНС ( >02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут». Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.

Правила заверения документов

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Как правильно заверить копии запрашиваемых документов

Чем руководствоваться и как заверить копии документов? Каков же этот установленный порядок заверения копий документов?

Очень часто приходиться сталкиваться с необходимостью представления заверенных копий запрашиваемых документов в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды, контрагентам, для выдачи работникам и так далее.

Поиск в информационно-справочных правовых системах и в открытом доступе источников информации в интернете привел к поистине реликтовому правовому акту прошлого века, на законодательном уровне регламентирующем порядок заверения копий документов, не утратившим, как оказалась, своей юридической силы и в наши дни.

Речь идет об указе Президиума Верховного совета Союза ССР (в советское время был такой орган государственной власти в нашей стране, полномочия которого формально были аналогичны полномочиям действующего Президента России, только не единоличный, а коллективный, избиравшейся не гражданами, а депутатами) от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», подписанный еще Андроповым.

Порядок заверения копий документов, изложенный в нем, распространяется не только на копии документов, касающихся прав граждан, как вытекает из названия указа, но теперь и на другие документы (по обычаям делового оборота, в понятиях действующего Гражданского кодекса РФ).

Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст.

Эти документы друг другу не только не противоречат, но дополняют друг друга.

В соответствии с этими нормативно-правовыми документами организация вправе заверять копии как своих документов, так и подлинники документов, составленных другими организациями, но которые хранятся в организации.

Что же конкретно писать на копии документа?

Должны быть следующие реквизиты:

заверительная надпись («копия верна» или «верно»);

должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель организации);

расшифровка подписи (фамилия и инициалы);

печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть;

отметка о нахождении подлинного документа в организации;

дата заверения (выдачи).

ОБРАЗЕЦ ЗАВЕРИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСЕЙ НА КОПИИ ДОКУМЕНТА

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Как теперь надо заверять документы

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Специалист Подпись И.О. Фамилия

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год

Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.

02.07.2018 Печать ООО «Организация»

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.

Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.

Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Как правильно заверить документы: печать «Копия верна»

Статьи по теме

Рассмотрим, как с использованием печати “Копия верна” (“Верно”) правильно заверить документы, предоставляемые работнику по его запросу. Нужно ли ставить такую печать на копиях документов для личного дела. Какие дополнительные реквизиты требуются для заверения на документах.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти документы помогут вам заверить документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Когда требуется заверение документов штампом “Копия верна”?

Любой работник вправе запросить у своего работодателя документы и копии документов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью. Статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил (утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225) обязывает работодателя бесплатно предоставить их сотруднику. Перечень документов, которые может запросить работник является открытым (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Копии документов предоставляют на основании заявления сотрудника, написанного в произвольной форме. Срок выдачи — три рабочих дня с момента получения заявления.

Чтобы копия документа имела юридическую силу на ней ставят печать “Копия верна”. Должностные ставят свои подписи и другие реквизиты. Как правильно заверить копию документа рассмотрим далее.

Как правильно заверять копии документов

Сразу отметим, что копия документа должна воспроизводить информацию с оригинала и сохранять его внешние признаки. Поэтому ее целесообразно делать путем ксерокопирования.

Правила заверения копий документов носят рекомендательный характер. Они установлены с 1 июля 2018 года. С этой даты вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст; приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст). Ранее нужно было руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. пост. Госстандарта от 03.03.2003 года № 65-ст).

Копия документа имеет юридическую силу при наличии:

1. Печати “Копия верна”
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Кроме того, с 1 июля 2018 года при заверении копий справок или документов рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала. Например «Подлинник находится в деле №. за. год». Если документы не включены в номенклатуру можно указать, что оригинал находится в отделе кадров другой фирмы.

Если копия состоит из нескольких листов, то нужно заверить все листы и указать их количество.

Как заверить копию документа штампом «Копия верна» см. образец ниже.

Как правильно заверить выписку из документа

Статья 62 ТК РФ предусматривает для работников возможность запрашивать выписки из документов, непосредственно связанных с их трудовой деятельностью.

Выписка — это документ, который отражает часть или полное содержание подлинника другого документа. Как правило, ее оформляют в случаях, когда в силу ряда причин не представляется возможным изготовить копию:

• документ содержит строго конфиденциальную информацию;
• персональные данные других работников;
• подлинник имеет большой объем и поэтому нецелесообразно копировать его полностью;
• нет необходимости воспроизводить оригинал полностью.

Чаще всего на практике оформляют выписку:

Законодательство не содержит конкретных требований к оформлению выписок из документов. Ее можно составить по следующему алгоритму:

Шаг 1. Использовать фирменный бланк организации.

Шаг 2. Указать название: «Выписка из…».

Шаг 3. Указать наименование оригинала документа.

Шаг 4. Поставить актуальную дату.

[3]

Шаг 5. Поставить номер приказа, на основании которого оформляют выписку.

Шаг 6. Написать основной текст, полностью или частично повторяющий информацию из оригинала документа.

Шаг 7. Указать должность уполномоченного лица, подписавшего оригинал, а также его инициалы и фамилию. Подпись работника, который запросил выписку, не требуется.

Законодательство также не имеет специального порядка заверения выписки. Поэтому можно использовать порядок, аналогичный для заверения копий документов.

Как заверить копию трудовой книжки

Правила установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверяют каждый лист документа. На них ставят:

1. Печати “Верно” (“Копия верна”);
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Нужен ли штамп “Копия верна” на документах для личного дела?

Законодательство не содержит требований ставить печать “Копия верна” на копиях документов, хранящихся в личном деле работника. Так, в документах, регулирующих основной порядок формирования личных дел госслужащих, применяют формулировку «копии», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Поэтому заверение копий документов, хранящихся в личных делах работников, необязательно.

Вместе с тем, обычная копия не имеет юридической силы. Например, документы, полученные сотрудниками от сторонних юрлиц либо учреждений. Рекомендуется заверять эти документы по ГОСТ Р 7.0.97-2016 с использованием:

1. Печати “Копия верна”;
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Заверение позволит определить непосредственную дату оформления, а также сориентирует специалистов кадровых служб в актуальности содержимого документа. Ведь в подлинник могут вноситься корректировки.

Печать «Копия верна»: образец

На практике компании изготавливают штамп “Копия верна” (“Верно”) с постоянной информацией. Образец выглядит так:

Обратите внимание: отметку и заверении на штампе “Копия верна” (“Верно”) следует ставить:

• под отведенным для нее реквизитом «Подпись»;
• в нижнем крае листа для случая, когда документ не имеет подписей.

После того, как документ полностью готов, можно ставить печать юрлица, если оно ее использует в работе. Печать не должна закрывать подпись уполномоченного лица. Лучшее поставить ее в месте, обозначенном «МП» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом желательно, чтобы она заходила на название должности уполномоченного лица.

Штамп “Копия верна” на электронном документе

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» должен иметь:

• фразу о подписании документа электронной подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• ФИО владельца сертификата;
• срок действия сертификата.

На штамп можно также добавить эмблему фирмы, товарный знак или знак обслуживания.

Важно! Все элементы должны быть видимыми и читаемыми.

Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

• получение кредита или оформление ипотеки;
• оформление социальных пособий или материальной помощи;
• заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
• получение наследства;
• оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

• руководителя/директора;
• заместителя начальника;
• начальника отдела кадров;
• уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

• брачные контракты;
• принятие наследства;
• переводы документов с иностранных языков;
• доверенности с передачей прав;
• договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

• указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
• если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
• в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
• указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

Статьи по теме

Как быстро и правильно заверить документы по ГОСТу, чтобы заверенные копии приняли с первого раза, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Общие правила оформления заверенной копии заверенной копии

В самом общем виде процесс заверения копирующей деловой бумаги уже заверенной ранее копии документа не отличается от процесса заверения первой.

Напомним, что работодатель обязан по письменному заявлению выдать сотруднику заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней (ст. 62, абз. 3 ст. 89 ТК РФ). Копии документов оформляют и выдают бесплатно.

Изготовление копирующей деловой бумаги заверенной копии следует осуществлять, соблюдая точность воспроизведения оригинала, это означает, что заверенная копирующая бумага должна быть скопирована или отсканирована. Внесение исправлений, а также разного «подчистки» в заверенной деловой бумаге не допустимы. Актуализацию документа обеспечивает соблюдение пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30–2003).

В соответствии с приведенной ниже схемой на копирующей деловой бумаги заверенной копии проставляются все необходимые реквизиты:

По усмотрению самой компании решается вопрос, заверять или нет печатью организации копии заверенных документов. Обратите внимание, когда будете ставить печать, чтобы оттиск попадал на наименование должности, но не попадал на подпись или ее расшифровку. В том случае, если печать организации отсутствует, об этом можно выдать при необходимости справку работнику и дать ссылку на закон (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Удостоверяем копию заверенной копии трудовой книжки

Следующее, что нужно указать, это реквизиты, придающие копии юридическую силу.

Дату, когда изготовлена копирующая бумага трудовой книжки, укажите во второй графе раздела «Сведения о работе». Запись «Работает по настоящее время» размещают в третье графе этого раздела. На приведенном ниже образце видно, что подпись и ее расшифровка, оттиск печати, а также должность лица, уполномоченного осуществить данную процедуру приведены под всеми записями.

Заверяем копию заверенной копии приказа

При увольнении или при приеме на работу сотрудника об этом оформляется приказ, заверенную копирующую бумагу этого приказа работник может потребовать у работодателя, и тот будет обязан сделать это по ч. второй ст. 68, ст. 84.1, 312.5, 392 ТК РФ. Целиком копирующую бумагу данного распоряжения следует предоставлять сотруднику, только в том случае, если оно касается персонально данного работника.

Выписку из документа нужно сделать в том случае, если приказ касается сразу нескольких сотрудников, а данные, содержащиеся в приказе являются конфиденциальными.

В соответствии с приведенным ниже образцом сотрудник и руководитель осуществляют визирование оригинала, а после этого изготавливается его копия или копия заверенной копирующей деловой бумаги.

Дату заверения и фамилию, инициалы и подпись

На ксерокопии поставьте надпись «Верно», укажите должность заверившего копирующую бумагу, его подпись, инициалы, фамилию и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Оформляем копию заверенной копию многостраничного документа

Чтобы заверить многостраничный документ, подготовьте копирующую бумагу. Проделайте два отверстия с помощью дырокола или шила. Возьмите прочную нить. Один конец нити пропустите сзади вперед в верхнее отверстие, другой – сзади вперед в нижнее отверстие, затем оба – спереди назад в среднее отверстие. Выведенные назад концы нити свяжите узлом, обхватив ту часть нити, которая проходит от верхнего до нижнего отверстия. Приклейте хвостики нити к последней странице документа, наложив на них прямоугольную полоску бумаги (образец ниже). На ней сделайте надпись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ листов». Количество листов укажите прописью.

[1]

Верительную надпись удостоверяет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Заверяющий указывает должность, ставит свою подпись, указывает инициалы и фамилию, текущую дату. На полоску ставят печать таким образом, чтобы часть оттиска захватывала наклеенный прямоугольник, а часть была на листе копирующей деловой бумаги. Готовую копирующую бумагу можно выдавать работнику.

ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Понять, как организовать документооборот в компании и заверять копии

Статья 62 ТК РФ

Выяснить, в какие сроки работодатель обязан выдавать сотрудникам документы о работе

Статьи 2, 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ

Узнать, при каких условиях общества не обязаны иметь печать

Место хранения оригинала с 01.07.2018 в обязательном порядке указываются на копиях заверенных копий трудовых книжек. Они, кстати, не являются исключением – данное положение касается всех кадровых документов. После вступления в действие положений нового ГОСТа, а это произойдет с 01.07 на всех копиях должна быть указано место хранения оригинала.

Не является ошибкой оформление кадровых деловых бумаг по новым правилам, еще до вступления последних в силу.

Оттиск печати и отметка о заверении – это те нововведения, которые можно применять на практике прямо с завтрашнего дня. Использование нового ГОСТа при оформлении реквизитов лучше всего изучать на конкретных примерах, которые мы рассмотрим далее.

[2]

Как заверить копию заверенной копии и где ставить печать

В том случае, если деловая бумага не содержит подписи, то отметку о заверении следует сделать в нижнем крае страницы, а если – содержит, то непосредственно под подписью.

Дату заверения, подпись и ее расшифровку, должность того сотрудника, который осуществлял данную процедуру, нужно привести непосредственно после слова «Верно». Это касается копии, изготавливаемый для внутреннего использования.

Текст «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год» следует привести на копии деловой бумаги, изготавливаемой для сторонней компании. Делать это нужно

Указание на то, что оригинал деловой бумаги находится в отделе кадров какой-то конкретной организации (в нашем примере и образце, приведенном ниже, это предприятие «Рассвет») в отметке о том, где находится подлинник, дается в том случае, если предприятие не включило данные бумаги в перечень номенклатуры дел.

На приведенном ниже образе постоянные данные о фирме размещены на специальном штампе, которой нужно заказать и изготовить отдельно. Это касается не только трудовых книжек, но и копий всех бумаг по кадрам, при оформлении которых следует применять новые правила, которые вступят в силу с 01.07.2018. Оттиск печати, как предписывает ГОСТ, должен подтверждать факт заверения копии деловой бумаги.

П.5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет обозначение «МП» как место печати, где она и должна проставляться, не захватывая при этом подпись сотрудника, который подписывал данную бумагу. Допустимо ли захватывать оттиском штемпеля надпись, обозначающую должность данного сотрудника, ГОСТ не уточняет. Лучше и безопаснее следить за тем, чтобы оттиск печати не захватывал ни подпись, ни должность. Такая скрупулезность объясняется тем, что оттиск печати делается уже после того, как получена подпись. Следовательно, вы можете следить за тем, где он будет располагаться.

Какие реквизиты добавятся к заверенной копии с введением нового ГОСТа

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит пока еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003. В них одинаковое количество реквизитов – 30, которые отличаются по составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых реквизита:

Гриф ограничения доступа к документу

На деловых бумагах, имеющих ограниченный доступ, ставится специальная отметка об этом. Она находится сверху справа деловой бумаги на самой границе верхнего поля страницы.

В локальных нормативных актах следует закрепить разновидности типов ограничения доступа.

Наименование структурного подразделения – автора документа.

Данные сведение приводятся сразу под названием компании в бланках писем.

Наименование должности лица – автора документа.

Данную информацию приводят под название компании в бланках писем от должностных лиц.

Отметка об электронной подписи.

Электронная подпись позволят визуализировать деловую бумагу на экране компьютера по идентификатору.

Источники

1. 
   Лазарев, В. В. Теория государства и права / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, Юрайт-Издат, 2012. — 640 c.
2. 
   Филиппова Е. С. Жилищное право России; Юркомпани — Москва, 2009. — 328 c.
3. 
   Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.
4. Краткий юридический справочник для профактива. — М.: Профиздат, 2012. — 432 c.