Выдача денег под отчет сотрудникам организации — проводки, порядок

Выданы в подотчет денежные средства — проводка

«Выдано подотчет проводка» — такой запрос, как правило, делает начинающий бухгалтер. Расскажем, кому можно выдать деньги, как правильно оформить документ и какие сделать проводки, в нашей статье.

Выдача денег под отчет: кто их получает?

Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).

Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).

ВНИМАНИЕ! Деньги работнику можно выдавать, если нет задолженности по ранее взятым суммам.

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Шаг 2. Работник пишет заявление на получение денег под отчет.

[1]

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2015году».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Выданы деньги под отчет: проводки

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

• выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
• если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

• если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
• если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
• если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
• если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).

А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.

ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».

Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.

Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.

Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы

Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета

Выданы под отчет денежные средства с валютного счета

Выданы под отчет денежные средства со специального
счета в банке

Подотчетные лица получили средства от других
организаций

Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете
головного отделения организации)

Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из головного отделения организации в филиал, выделенный
на отдельный баланс (в учете филиала)

Подотчетные лица головного отделения организации
получили средства от филиала, выделенного на отдельный
баланс (в учете головного отделения организации)

Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный
баланс, получили средства от головного отделения
организации (в учете филиала)

Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в
установленный срок, включена в состав прочих доходов в
связи с истечением срока исковой давности

Положительная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих доходов

Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным
лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с
доставкой оборудования

Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой
внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами
расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой материалов

Оприходованы животные, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой и содержанием животных

Оприходованы материально-производственные запасы,
приобретенные подотчетными лицами; оплачены
подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой
материально-производственных запасов (при использовании
счета 15)

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного
производства

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
вспомогательного производства

Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
расходы

Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы

Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с
возвратом и транспортировкой бракованной продукции

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
обслуживающего производства

Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами

Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже
отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены в кассу

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на расчетный счет

Неиспользованные денежные средства в иностранной
валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на
валютный счет

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на специальный счет в банке

До истечения срока представления авансового отчета
выданные работнику суммы зачтены в счет заработной
платы

Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем

Подотчетные лица погасили задолженность перед
кредиторами организации

Подотчетное лицо головного отделения организации
оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на
отдельный баланс (в учете головного отделения
организации)

Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный
баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению
организации (в учете филиала)

Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом
получения внереализационных доходов

Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо
не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные
суммы, потраченные необоснованно

Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются
как расходы будущих периодов

Задолженность подотчетного лица списана в связи с
чрезвычайными обстоятельствами

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 08-4 Кредит 60
— 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
— 18 000 руб. — учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
— 236 000 руб. — оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1
— 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
— 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
— 700 руб. — плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
— 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
— 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
— 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

[3]

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
— отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
— 21 000 руб. — выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
— 15 000 руб. — сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
— 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
— 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

44

Счет Дт	Счет Кт	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71	50	12 500	Выдача денег подотчет из кассы предприятия	РКО
71	51 (52)	13 100	Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте)	Платежное поручение
71	55	12 370	Выдача денег на специальный банковский счет	Платежное поручение
71	50-3	5 890	Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55)	71	8 320	Возврат неизрасходованных подотчетных средств	Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15)	71	158 000	Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности	Авансовый отчет и акт приема
41	71	7 800	Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет	Авансовый отчет, расходная накладная

71 10 500 Командировочные расходы включены в состав:

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы 19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет 71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение 94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки 73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства 70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

[2]

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт	Кт	Описание	Документ
50	71	Возврат средств сотрудником наличными через кассу	Приходный кассовый ордер
52	71	Зачисление остатка средств на специальный банковский счет	Банковская выписка
55	71	Зачисление остатка средств в иностранной валюте	Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт	Кт	Описание	Документ
44	71	Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица	Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Печерская Л. А., эксперт Компании «РосКо»

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

В Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций.

Кроме того, ЦБР в Письме от 23.07.2009 г. N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций. В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов (Постановление 14 Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05-11476/2010, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52-174/2007).

Однако на практике у организаций могут возникнуть налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно – хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;

2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;

3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.

Авансовый отчет может быть составлен по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.

Кроме того, в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее — Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

— приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее – указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);

— служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);

— командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

— отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).

При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты сотрудников минимальны.

В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:

Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 – отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.

Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)).

А сумма излишка может быть:

— возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);

— переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);

— удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

• покупки товарно-материальных ценностей;
• осуществления расходов в командировке;
• расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
— сумма наличных денежных средств;
— срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
— главный бухгалтер;
— бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
— руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

Ситуация

Решение

Заявление на выдачу денег

Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.

По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).

Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства.

Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.

Лимит выдаваемых сумм

Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).

Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.

Внештатный работник

Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику.

С 1 июня 2014 года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.

Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.

Использование банковских карт

Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.

Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).

Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:

— предусмотреть такую возможность в локальном акте;

— указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;

— получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Источники

1. 
   Матвиенко, Л.О.; Соколов, А.Н. Как оформить земельный участок в собственность; М.: Инфра-М, 2013. — 425 c.
2. 
   Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.
3. 
   ред. Кофанов, Л.Л. Институции Юстиниана; М.: Зерцало, 2013. — 400 c.