Командировка за границу — особенности оформления

Командировки заграницу как оформить и провести

МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений обменных курсов валют» учет на предприятии должен перевести статьи в иностранной валюте в свою функциональную валюту и отразить результаты такого перевода в своей отчетности, т.е. валютные операции отражать в учете в функциональной валюте.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

С 1 января 2008 г. не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей. Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации. На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей. При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.
При служебных командировках за пределы территории РФ командировочное удостоверение выписывать не нужно (п. 15 Положения о командировках).

МСФО (IAS) 21 под функциональной валютой понимают валюту, используемую в основной экономической среде, в которой предприятие осуществляет свою деятельность. Такие ограничения действуют и при … : как подтвердить выплату суточных при заграничной командировке? Из Положения № 749 и Порядка …

При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины. Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом. Оформление визы Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы. Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды. Нормы суточных Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

• если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

С 1 января 2006 г. постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299 внесены изменения в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке. Напоминаем, что данные нормы применяются для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль.

В связи с этим налоговый … сотрудники достаточно часто направляются в заграничные командировки. В связи с этим налоговый …

Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Вопросы-ответы включаются в ИС «ПАРАГРАФ» в неизменном виде в соответствии с оригиналом, что позволит Вам ссылаться на них при возникновении ситуаций, требующих подтверждений и обоснования Вашей позиции (при взаимодействии с государственными органами в том числе).
Для расчета НДФЛ и ЕСН с 1 января 2006 г. применяются нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Обратите внимание, что данный документ применяется в отношении работников организаций, финансированных за счет средств федерального бюджета. О коммерческих организациях в этом документе не упоминается. Следовательно, эти организации могут применять при расчете НДФЛ и ЕСН нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299.

Направить работников в служебную командировку на первый взгляд кажется самым простым. Но любые расходы на служебную командировку должны быть экономически целесообразны и обоснованны. Они должны быть направлены на получение компанией дохода.
Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1172, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам хозяйствующего субъекта. При этом учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника.

При этом следует руководствоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Основным нормативным документом, регламентирующим расходы работников в заграничных командировках, является постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Почти 76% бухгалтеров ответили, что согласятся оформить поездку как служебную командировку, подготовят экономическое обоснование поездки и все необходимые командировочные документы.
Также стоит обратить внимание и на письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

В разделе содержатся все ответы государственных органов, которые размещены на портале «Открытый диалог» Электронного правительства Республики Казахстан.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки. Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Принципиальных различий в оформлении поездки бюджетников от обычных командировок нет. Но по возвращении госслужащий кроме авансового составляет также и отчет о выполнении служебного поручения.
Обратите внимание: в … руб. при направлении работника в заграничную командировку). Итак, если работа физических лиц …
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Командировка за границу в 2019 году

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Учет расходов

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

• Затраты на проезд;
• Затраты на жилье;
• Суточные;
• Оформление визы;
• Оформление загранпаспорта;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд

Организация возмещает своему работнику расходы на:

• доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
• доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
• перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

Расходы на жилье

Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.

Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.

В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.

Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.

При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.

Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

[1]

Оформление загранпаспорта

Данный вид расходов характерен именно для зарубежной командировки. В случае, если работник, направляемой в заграничную поездку, не имеет загранпаспорта, он оформляется за счет средств организации.

При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины.

Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом.

Оформление визы

Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Оформление документов

Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.

Командировка за границу: тонкости учета

Командировка за границу – это новые возможности, новые партнеры по бизнесу, рынки сбыта, опыт. А вот у бухгалтера учет таких расходов часто вызывает вопросы. Екатерина Ермакова, менеджер проектов компании «Интеркомп», разобралась в нюансах учета расходов на командировки.

[3]

Что касается учета трат сотрудников, отправленных в рабочую поездку, то для того, чтобы такие расходы принять к учету в целях налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ). Это первый факт, о котором ни в коем случае не нужно забывать. Удивительно, но несмотря на то, что эта истина повторяется из уст в уста, на практике не так часто встретишь компанию, у которой все «командировочные» документы в идеальном порядке.

Командировочные расходы согласно ТК РФ и НК РФ включают в себя:

— траты на проезд;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные траты, связанные с проживанием;
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Документы, оформленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод, который может выполнить даже сам сотрудник (Приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Исключением являются авиабилеты, которые не требуют перевода (письмо ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@).

Авиабилеты

Расчет бонусами

Еще один любопытный факт. При пользовании банковскими картами при расчетах мы часто получаем бонусы. Например, на бонусы можно купить авиа- или железнодорожные билеты. Так, если билет оплачен бонусами сотрудника, накопленными на своей личной банковской карте по программе лояльности, то для учета такого билета опираться необходимо исключительно на документы. Например, в билете РЖД за бонусы некоторых банков на билете указывается, что он оплачен наличными, в этом случае следует возместить расходы в полном объеме. То же самое нужно сделать, если нет пометки о способе оплаты: опять же необходимо, как обычно, возместить «расходы» на проезд сотруднику, кстати, и НДС по таким тратам можно будет принять к вычету. А вот если на билете есть отметка, что денег за него сотрудник не платил, то в этом случае факт расхода отсутствует и работнику ничего не возмещается, получается, что сотрудник фактически сэкономил деньги компании.

Невозвратный билет

В случае если приобретен так называемый «невозвратный» авиабилет, при расторжении договора перевозки его стоимость не возвращается (подп. 4 п. 1 ст. 108 Воздушного кодекса РФ). Повторюсь, согласно НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами можно признать обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). В то же время НК РФ уточняет, что к прочим расходам относятся траты на командировки, в частности, на проезд сотрудника к месту пребывания и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными, тем более, что невозвратные билеты стоят намного дешевле. Ситуация, опять же, спорная, но я считаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль, даже если командировка не состоялась. К авансовому отчету помимо билета в этом случае необходимо приложить документ, подтверждающий, что билет является невозвратным.

Продолжим тему отмененных командировок. Рассмотрим пример: руководитель издал приказ о направлении сотрудника в загранкомандировку. Для оплаты сбора на выдачу визы сотруднику были выданы средства в сумме 5000 рублей. Через несколько дней поездка была отменена по распоряжению директора. Сотрудник представил авансовый отчет с подтверждающими оплату сбора документами. Работникам возмещаются подтвержденные расходы как по России, так и за ее пределами, в том числе расходы на получение виз. При этом расходы должны быть еще и экономически обоснованы. Вопрос об экономической обоснованности трат на визу в случае отмены загранкомандировки является спорным, но по мнению Минфина, а также налоговых органов, расходы на оформ­ление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ (п. 1 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, п. 1 письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Квалификация выплат

Что касается НДФЛ, то здесь ситуация иная. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса расходы на командировки не включаются в доход, подлежащий налогообложению. Согласно официальной позиции, отмена командировки не изменяет квалификацию такого вида выплат, как возмещение расходов на получение виз, поэтому произведенные сотруднику выплаты на возмещение расходов по получению визы не подлежат обложению НДФЛ даже в случае отмены поездки (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Личная карта

Компания перечисляет аванс на командировочные расходы своему сотруднику на его банковскую карту в рублях. Сотрудник оплачивает этой картой в том числе расходы в командировках за границей. В этом случае Минфин считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (письма от 22 января 2016 г. № 03-03-06/1/2318, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета сотрудника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749).

[2]

В иностранной валюте

Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто. Если сотрудник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, который подтверждает курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этой бумаге (письма Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Если такого документа нет, то расходы, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ: в части средств, выданных авансом сотруднику под отчет перед командировкой, — на дату выдачи аванса (письмо Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059); в части, не покрытой авансом (то есть в сумме перерасхода), — на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (письмо Минфина от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324).

Иностранные налоги

Приезд иностранца в РФ

И немного о приглашенных в Россию для переговоров иностранцах. Миграционный учет в России регламентирует Федеральный закон от 18 июля 2006 года № 109-ФЗ. Для того чтобы иностранец приехал в российскую компанию в командировку, фирма должна его пригласить. Как правило, для деловых визитов оформляется деловая виза. Существует несколько типов и разновидностей деловых виз. Виза выдается на 90 дней с возможностью однократного или двукратного въезда либо сроком до 12 месяцев (мультивиза).

Обратите внимание

То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными. Ситуация спорная, я думаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

После пересечения границы России иностранец должен встать на миграционный учет в течение семи дней. Для граждан некоторых стран установлены иные сроки, например, 30 дней для резидентов Белоруссии, 15 дней для граждан Таджикистана. Если иностранец поселился в гостинице, то гостиница поставит его на учет. Если вы решили поселить командированного иностранца в корпоративной квартире, то обязанность по регистрации будет лежать на компании.

Что касается оформления командировочных расходов, то тут будут действовать законы той страны, откуда приехал иностранец. Российская сторона ничего оформлять не обязана. Встречаются случаи, когда российская сторона оплачивает часть расходов на проживание командированного иностранца. В таком случае компания может перевыставить эти расходы иностранной организации, если у них заключен договор и такая возможность в нем предусмотрена. Если такой возможности нет, то расходы нельзя будет учесть в целях налогообложения прибыли, так как между вашей компанией и иностранцем отсутствуют трудовые отношения. Пребывание иностранца в России сроком более 90 дней в течение 12 месяцев может быть обусловлено только трудовыми отношениями.

Оставить заявку на обработку авансовых отчетов

Порядок оформления коммандировки заграницу

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документов

/ / , 2,242 Просмотров Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Загранкомандировка и суточные — правила оформления

Загранкомандировка оформляется на основании тех же положений, что и командировки по Российской Федерации. Рассмотрим только те особенности, которые могут повлиять на оформление первичных документов при командировке за границу.Основным нормативным документом, регламентирующим расходы работников в заграничных командировках, является постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

№ 93.С 1 января 2006 г. постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г.

№ 299 внесены изменения в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Источник: Журнал «»Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны.

Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки[1] (далее – Положение). Согласно этому документу работники

Командировка за границу — особенности оформления

— — —  На протяжении осуществления своей деятельности организации нередко приходится сталкиваться с необходимостью направлять своих сотрудников в заграничные .

Подобная практика позволяет предприятиям расширять сферу своего влияния, а также повышать показатели прибыльности по факту заключения новых контрактов с зарубежными контрагентами.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться. Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ)

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

572628 февраля 2019 Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа — документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов. Порядок оформления командировок в 2019 году закрепите в положении о командировках.

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

• которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
• отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

• ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
• получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

• обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
• указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
• поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

• отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
• прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

• неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
• штрафы;
• судебные задолженности;
• алименты;
• налоги;
• просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

• 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
• 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Как отправить сотрудника в служебную поездку за рубеж

Правила оформления поездок по рабочим нуждам за пределы территории нашего государства отличаются от отправлений, совершаемых в пределах России. Отличия заключаются в суточных начислениях, а именно в нормах их размера за границей, алгоритме оформления авансового отчета о затратах, расчете зарплаты и методе ее начислений при продолжительных поездках и т.д.

Кого запрещено отправлять в заграничные командировки

В отношении зарубежных командировок действуют ограничения, аналогичные служебным поездкам в пределах территории страны. Организациям запрещается издавать распоряжения об отправке в такие поездки в отношении следующих категорий сотрудников:

• лица женского пола, находящиеся в положении;
• не достигшие совершеннолетнего возраста (исключение: граждане, являющиеся профессиональными спортсменами и работающие на творческих должностях);
• сотрудники, оформленные по ученическому договору найма;
• члены коллектива, имеющие какую-либо группу инвалидности (если поездка помешает их действующей реабилитационной программе);
• работники, принимающие участие в выборах (на срок их проведения).

Также в отношении иностранных направлений действуют ограничения по категориям граждан, отправка на служебное задание которых возможна только после получения их согласия:

• женщины, имеющие одного или более детей до трех лет;
• родители-одиночки детей до пяти лет;
• родители, опекуны и попечители детей-инвалидов;
• сотрудники, ухаживающие за близкими родственниками.

Другие работники вне зависимости от их трудовых функций могут быть направлены в зарубежные командировки без ограничений.

Правила оформления заграничной командировки

Различия между процедурами оформления местных и зарубежных командировок минимальны. Они заключаются в алгоритме начисления суточных выплат, их размере и некоторых других параметрах.

ВНИМАНИЕ! Командировка за границу в организацию, являющуюся филиалом или представительством фирмы, или же, наоборот, если компания, в которой трудится командируемый, сама является дочерним производством иностранного холдинга, требует официального оформления и соблюдения всех правил и требований отправки сотрудников в служебные поездки.

Образец приказа о направлении в командировку

До 2016 года перечень документации для оформления рабочих поездок, в том числе и за границу, был достаточно велик. Он включал приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и т.д. Сейчас же обязателен для составления только один документ – приказ.

Для его составления трудовым законодательством предусмотрена унифицированная форма, издаваемая под номером Т-9 или Т-9а (используется при отправлении несколько работников одновременно).

Образец заполнения формы Т-9:

Служебное задание

Это документ, включающий в себя основные сведения о поездке. В нем указываются:

• адрес расположения организации, которая выступает принимающей стороной;
• продолжительность поездки;
• сумма и учет суточных;
• алгоритм начисления трудового вознаграждения работника;
• подробное описание поставленных задач.

С 2016 года составление и использование служебной записки не является обязанностью предприятия. Тем не менее большинство компаний продолжают использовать документ в ходе своей деятельности, так как это позволяет оптимально систематизировать организационные моменты командировочных поездок сотрудников.

В какой валюте выдавать суточные

Помимо основного трудового вознаграждения, сотруднику также следует начислять суточные выплаты. Это денежные средства, выдающиеся сроком на один день, не требующие составления официальной отчетности об их трате. На законодательном уровне установлен размер суточных, не облагающихся подоходным налогом (то есть работник получает сумму в полном объеме без каких-либо удержаний):

• по территории России – 700 р.;
• на территориях других государств – 2500 р.

По правилам, размер суточных при заграничных командировках не может быть меньше указанного значения. Работодатель обладает правом увеличения их размера на свое усмотрение.

ВАЖНО! Суточные при командировке за рубеж должны начисляться в национальной валюте страны, куда направляется сотрудник. Однако в период его пребывания в России (день отъезда и сутки прибытия) выплата начисляется в рублях.

При этом организация не обязана выдавать средства из кассы сразу в нужной валюте. Бухгалтерский отдел может направить перевод в рублях, а уже после получения финансов сотрудник сможет докупить нужную валюту. В такой ситуации обязательным будет являться предоставление чеков или квитанций о совершенном обмене валют с указанием курса.

Как оформить подтверждение расходов

При поездках за границу работник обязан отчитываться за трату денежных средств, выданных авансом не только на стандартные расходы (питание, проживания, стоимость топлива при передвижении на личном транспортном средстве и т.д.), но и на следующие операции:

• оплата государственного налогового сбора за оформление и изготовление загранпаспорта;
• различные пошлины, уплаченные визовому центру;
• аэропортовые сборы.

Процедура их оформления аналогична стандартной. Все расходы также учитываются в авансовом отчете, который составляется и предъявляется главному бухгалтеру организации в течение трех рабочих суток с момента возвращения работника из командировки. При этом следует учитывать, что к документу следует прикладывать чеки, копии страниц заграничного паспорта, в которых проставляются отметки по таможенному контролю о пересечении границ страны и другие виды отчетных квитанций.

Длительность командировки

Как и в случае с местными поездками, на законодательном уровне командировка за рубеж никак не ограничивается по срокам ее продолжительности. Она может быть оформлена и на минимальный период в один день, а условий, касающихся максимального возможного периода, не установлено.

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов. Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной. Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

Источники

1. 
   Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия / М.Г. Гамзатов. — М.: СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2004. — 142 c.
2. 
   Конев, Д. В. Признание и приведение в исполнение иностранных судебных актов по гражданским и торговым делам в Германии и России. Сравнительно-правовой анализ / Д.В. Конев. — М.: Wolters Kluwer, 2015. — 262 c.
3. 
   Сычев, Павел Хищники. Теория и практика рейдерских захватов / Павел Сычев. — М.: Альпина Паблишер, 2011. — 184 c.
4. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 240 c.
5. Институт истории естествознания и техники им. С. И. Вавилова. Годичная научная конференция. Том 2. История химико-биологических наук. История наук о земле. Проблемы экологии. История техники и технических наук. — М.: Ленанд, 2013. — 440 c.