Срок хранения служебных записок

Срок хранения служебных записок

Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

• именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
• передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
• записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
• служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
• бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

• Положения ТК РФ, касающиеся требований к составлению того или иного документа. Например, ст. 230 и 230.1 ТК РФ регламентируют порядок хранения бумаг, касающихся несчастных случаев на производстве;
• ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле РФ». Данный норматив фиксирует порядок хранения определенной документации на протяжении конкретных сроков, характерных для отдельных видов бумаг;
• Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов…». Указанный законодательный акт содержит список обязанностей компаний в части соблюдения сроков хранения разных видов документации (учитывая не только кадровую, но также налоговую и бухгалтерскую);
• «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Данные Правила носят условно-рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. Впрочем, большинство нанимателей, тем не менее, придерживаются их с целью упрощения и нормализации системы документооборота в фирме.

Правила хранения документации в компании в 2019 году

Регистрацией рассматриваемой документации зачастую занимается сотрудник кадрового подразделения. Однако, нередко данные обязанности вменяются делопроизводителю или секретарю.

Служебную записку также можно направить в электронном варианте – документ сканируется, после чего направляется адресату. Однако для этого, тем не менее, бумагу следует зарегистрировать, после чего отметка о данном факте также предоставляется адресату в электронном формате.

Субъект, являющийся ответственным за хранение документации кадрового подразделения, должен определяться посредством публикации распоряжения управленца. Обязанности, возлагаемые на данного сотрудника, следует отражать в соответствующей должностной инструкции.

Все бумаги, являющиеся частью документооборота, должны фиксироваться в соответствии с принятой в компании номенклатурой. Понимается специальная группировка документов в папки.

Оформление архива в соответствии с номенклатурой происходит в следующем порядке:

При формировании папок необходимо отображать на них ряд реквизитов. К ним относятся название компании в полной форме, наименование подразделения, чьи бумаги систематизируются, номенклатурный номер конкретной папки, заголовок дела, а также срок хранения служебных записок.

После формирования папки в нее могут подшиваться бумаги, которые были грамотно оформлены, зарегистрированы и исполнены. При этом подшиваться должен только подлинник записки. Важно также учитывать, что одна папка (как и журнал регистрации служебных записок) должна соответствовать одному календарному году.

Внутри папки записки должны подшиваться по порядку, установленному нумерацией при регистрации. В случае, когда количество документов превышает 250 единиц, то дело должно делиться на тома, исходя из реального объема документооборота.

Сроки хранения служебных записок в отделе кадров

Срок хранения служебных записок по «Перечню типовых архивных документов», утвержденному Приказом Минкульта РФ № 558, может варьироваться, исходя из их содержания. В частности:

Нюансы электронного хранения служебных записок

Законодательство не предусматривает ограничений для компании при переводе хранения служебных записок в электронный режим.

Однако решение данного вопроса уже имеется – для этого существуют специализированные архивы в электронном виде, технические возможности которых позволяют обеспечивать юридическую силу документов, а также читаемость всех электронных оригиналов.

В случае, когда управленец принимает решение хранить служебные записки в электронном виде, необходимо учитывать следующие нюансы:

• в условиях, когда записка должна храниться 10 и менее лет, то в случае наличия в компании соответствующего технического обеспечения, весь период существования бумаги может протекать в электронном варианте;
• если период сохранности документа более 10 лет, то формировать и утверждать служебную записку правомерно в электронном варианте, однако затем данная бумага должна оформляться в бумажном варианте и храниться как оригинал в стандартной папке в архиве компании.

Таким образом, период хранения служебных записок различен и зависит от информационного наполнения документа. Чаще всего подобные бумаги хранятся в компаниях 5 лет. Однако, кадровому служащему настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с рассмотренным в тексте Перечнем, где приводятся более детальные сведения об указанных сроках.

Сколько действительна докладная

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе.

Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией. Доступ к служебным запискам должен иметь лишь ответственный сотрудник, который, в случае возникновения нужды, получает легкий доступ к важным распоряжением и постановлениям. Для надежного хранения записок рекомендуется составить отдельную папку, где будут в будущем содержаться данные локальные документы. Папки с записками располагаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются определенные порядки и правила. Составителем документа является работник предприятия, в том числе и руководство, формируется на основе обращения к лицу, высшему по должности.

Докладная записка — составляем согласно требованиям

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия. По ОКУД записке присвоен код 0286041, и некоторые приказы руководства основываются именно на ней. Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.

Требования к оформлению документов». ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Внутренние докладные записки пишутся на обычном листе бумаги, внешние — на специальном бланке организации.

Сколько действительна служебная записка

В связи с Постановлением Правительства от 13.10.2014 г. № 749 изменился порядок оформления служебных поездок. С 08.01.2015 года перестали быть обязательными такие документы, как: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе. С 08.01.2015 года, для указания сроков нахождения в командировке, совершенной на личном автотранспорте, можно применить служебную записку с приложением подтверждающих документов.

Симонову О выделении средств Для участия в семинаре 23.06.2010 учебным центром «Профразвитие» будет проводиться семинар на Тему «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении», раскрывающий Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии. Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения Данного семинара. Приложение: 1. Программа семинара «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении» 23.06.2010. 2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56. Главный бухгалтер Крошенина /А. В.

Сроки хранения первичной документации, играющей основную роль в регламентации трудовой деятельности, существенно отличаются от необходимого времени для хранения вторичной документации. Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа. При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость.

Рекомендации к оформлению Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Служебные записки только с первого взгляда могут показаться не слишком важными внутренними документами, но они достаточно часто, в первую очередь, запрашиваются контролирующими органами. Это обусловлено тем, что кадровые специалисты не слишком грамотно ведут их учет и хранение, и в данной статье будут рассмотрены все нюансы, относящиеся к служебным запискам, дабы у предприятия не возникало проблем во время внеочередных и очередных визитов проверяющих органов и вышестоящих инстанций.

Однако если был установлен факт сокрытия болезни и наличия больничного, то в ходе судебного разбирательства суд может стать на сторону работодателя, считая, что работник злоупотребляет своими права и ущемляет права работодателя (Постановление ВС РФ). В исках граждане поясняют ситуацию так: «Меня уволили за прогул, пока на больничном был».

Докладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.

Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Условия и нюансы хранения служебных записок в организации

В служебной (докладной) записке «О невыполнении должностных обязанностей» содержится информация о происшедшем факте не выполнения сотрудником компании своих должностных обязанностей, в связи, с чем излагается просьба о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

В 2019 написать докладную может абсолютно любой служащий по любому адекватному поводу. Таким образом, генеральный директор может узнать о ситуациях, происходящих в структурных подразделениях, непосредственно от их участников, даже если начальник отдела по каким-то причинам скрывает эти факты.
Докладная записка существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить?

Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной — отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела.

Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически. Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний. Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение.

Так как служебные записки относятся к особо важных локальным документам, хранить их необходимо в соответствующих условиях. Чаще всего данные бланки имеют бумажный вид, соответственно, размещаться документы должны в хорошо проветриваемом помещении, где соблюдается приемлемый уровень влажности.

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

В доказательство предоставляют лист нетрудоспособности. Этого недостаточно, необходимо доказать, что работодатель был уведомлен, о том, что работник заболел.

По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах. Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.

Докладную записку воспринимают порой как формальность, как документ, который никак не может повлиять на происходящие на предприятии процессы. На самом же деле докладная подтверждением факта взаимоотношений руководителя и подчиненного. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до начальства в устной форме.

Срок хранения служебных записок в организации

Согласно адресату, записки бывают:

1. Внутренними: затрагивают вопросы, связанные с неприятными ситуациями на производстве.
2. Внешними: предназначены для вышестоящих инстанций.

Докладная записка имеет юридическую силу, и в спорных ситуациях может прояснить некоторые моменты и уберечь от неверных выводов.

Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения. Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить, если решит, что причин для взысканий или поощрений нет. Информационная докладная записка — это документ, целью которого является побуждение вышестоящего лица принять какое-либо решение. Автор может составить докладную записку как по личному желанию, так и по указанию вышестоящего лица.

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Срок хранения служебных записок

Войти через социальные сети

Главная / Журналы / Секретарское дело / Статьи

«СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО» № 08/2014

Ольга МОИСЕЕНКО,

научный редактор журнала

Сроки хранения документов определяют на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень), а также ведомственных перечней, разработанных в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Так, например, в соответствии с п. 644 Перечня докладные записки, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел, хранятся во всех организациях 3 года. А если мы обратимся, например, к п. 77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотрению обращений граждан, хранятся:

— по месту составления — в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно; в государственных организациях, не являющихся источником комплектования, — 10 лет;

— в других организациях — 5 лет.

При детальном изучении Перечня мы сможем увидеть, что докладные и объяснительные записки зачастую входят в состав документов, перечисляемых для уточнения понятия «Документы о…». Например, п. 52 Перечня: «Документы о подготовке дел об административных правонарушениях и ведению административного процесса (протоколы, объяснительные записки, постановления, переписка и др.), срок хранения во всех организациях — 3 года после административного взыскания».

Кроме того, существует ряд докладных и объяснительных записок, которые входят в дела с пометкой «ЭПК». Например, п. 522 Перечня предписывает хранить документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, докладные записки и др.) во всех организациях 5 лет, при этом в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей по прошествии данного срока перед выделением к уничтожению эти документы должна изучить экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которая вынесет решение о выделении документов к уничтожению или продлении срока хранения (что в обязательном порядке отражается в протоколе заседания ЭПК).

Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода.

Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем

Виды и названия документов

Срок хранения документов

В государственных органах, иных организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей

В государственных организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов

Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.)

Документы о проведении проверок мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)

При условии проведения следующей проверки мониторинга. Проверок, по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственной операций, — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Копии документов, предоставляемых в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.)

После вынесения решения

Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий» (докладные записки, справки, переписка и др.)

Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.)

При условии проведения следующей проверки

Документы о результатах проведения проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки) предписания, сведения, объяснительные записки, переписка и др.)

При условии проведения следующей проверки

Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки,графики, сводки, контрольные листы и т.д.)

Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты и т.д.)

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля

Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.)

Документы о разработке и пересмотре тарифных сеток, тарифных ставок (окладов) (докладные записки, справки, расчеты, переписка и др.)

Документы о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.)

Аварий, несчастных случаев на производстве (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) — постоянно

Документы о выдаче, утрате (хищении) повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.)

Документы о состоянии и обслуживании различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.)

Журнал регистрации служебных записок срок хранения

Срок хранения служебных записок в организации

«Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Отдельные виды документов, участвующие во внутреннем документообороте предприятия Федеральный закон ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ», «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г Внимание! Руководитель компании приказом или локальным нормативным актом, инструкцией или положением о делопроизводстве, может установить более длительные сроки хранения служебных записок.

Но уменьшать срок, оговоренный государством или ведомственными нормативами, нельзя. Служебные записки, в которых содержится информация о решении хозяйственных вопросов, можно хранить один год. Исключение: случай, когда вы покупали мебель, специализированную

Срок хранения служебных записок в организации

Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа.

При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость. Если служебные записки содержат не слишком важную информацию, касающуюся хозяйственных вопросов (кроме случаев, когда планируется приобретение мебели и специализированной техники), такие документы допускается хранить в течение 1 года.

Важно помнить, что, вне зависимости от важности содержательной информации, служебные записки необходимо учитывать и вести подобающим образом.

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

— год л. если служебные записки и письма содержат информацию об осуществлении партнерства с компаниями, расположенными за рубежом, то у таких документов минимальный срок хранения составляет 15 лет.>

Бухучет инфо

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вид документа Организации Срок хранения Основание Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга Регистры бухгалтерского учета Организации В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Главная книга 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) ст.

361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры

Срок хранения служебных записок

Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

а) по месту разработки и утверждения Пост. б) в других организациях До минования надобности (1) 2 Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке: (1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

Чаще всего данные бланки имеют бумажный вид, соответственно, размещаться документы должны в хорошо проветриваемом помещении, где соблюдается приемлемый уровень влажности. Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией.

Как составить служебную записку

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях. В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О.

Журнал регистрации служебных записок

Однако, в отдельных ситуациях данные обязанности могут возлагаться на секретаря или делопроизводителя. Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

Преимущества регистрации служебных записок в организации посредством журнала В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее).

Так, журнал регистрации служебных записок позволяет организации:

оперативно выявлять число входящих бумаг;

Отличный секретарь

Каждый из них получит свой порядковый номер.

Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом. Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса.

При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту. Примеры буквенных индексов для внутренних документов: Акты – /А Приказ — /П Протоколы — /Пр Инструкции — /И и т.д.

Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации. Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом:

Журнал регистрации записок, представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.

Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст.

191 ТК РФ). Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

• по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
• все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
• из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме.

Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

• порядковый номер и дата записки или представления;
• должность и фамилия вносящего запись;
• краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258

«Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

от 25 августа 2010 г. С этим шаблоном часто используют:Популярные документы и процедуры:

Срок хранения служебных записок в организации

Например, п.Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения.Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации.Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования.После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме.

Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения. Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции. В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия.Правила просты:Должна

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Содержание, назначение записки Статья Перечня Срок хранения СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ к поручениям 7 5 л.

ЭПК на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт 779 1 г. не вошедшие в состав личных дел 665 5 л.

о нарушении правил внутреннего распорядка 774 1 г. о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих 682 Пост. о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исправления 203 1 г.

после снятия с контроля о соблюдении трудовой дисциплины 587 3 г.

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов 680 Пост.

об организации общей и противопожарной охраны 861 5 л. ЭПК по административной организационной деятельности 89 5 л.

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:

• быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
• оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
• по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
• пресечь регистрацию задним числом;
• подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

1. данные следует свести в таблицу;
2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
4. нумерация порядковая;
5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

[3]

• индекс;
• дата регистрации;
• адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
• краткое содержание;
• примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
5. отметка об исполнении.

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

[2]

Общие рекомендации, постулаты, требования:

• уместно угловое расположение нумерации страниц;
• указывайте номера в верхней части листов;
• применяйте шрифт Times New Roman;
• 14 размер считается оптимальным;
• дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
• отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
• название учреждения должно быть центрировано;
• наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
• нумерацию страниц начинайте со второй.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

[1]

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источники

1. 
   Ильин, В. А. История и методология физики. Учебник / В.А. Ильин, В.В. Кудрявцев. — М.: Юрайт, 2014. — 580 c.
2. 
   Дубинский, А. Руководствуясь законом; политической литературы Украины, 2013. — 112 c.
3. 
   Белецкий, А.С. Настольная книга судебного пристава-исполнителя / А.С. Белецкий. — М.: АСТ, 2015. — 881 c.