Размер командировочных расходов

Размер суточных в командировке в 2019 году по РФ

С целью выполнения заданий от компании работника отправляют в командировку. Во время поездки сотруднику гарантируется сохранение его рабочего места и возмещение расходов за проживание, топливо. Статья расскажет о размере суточных.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

[3]

Что такое суточные

Определение «суточные» согласно пункту 10 Постановления Правительства России от 13 октября 2008 года содержит в себе:

• издержки за проживание (в гостинице, квартире, отеле);
• выплаты на покупку продовольствия, питание в столовой;
• затраты за проезд на транспортном средстве;
• издержки на посещение мест, встреч, запланированных фирмой;
• другие расходы, которые имеют прямое отношение к работе.

Часто случается путаница насчёт того, какие затраты являются суточными, а какие – нет.

На что выдаются

Денежные средства, необходимые на нормальное существование, выдаются на жильё, продукты питания, проезд туда и обратно, посещение нужных для организации мероприятий.

Кто устанавливает размер

Величину суточных определяет непосредственно компания. Она может утвердить размер выплат следующими документами:

• приказом главного руководителя;
• локально-нормативным актом (например, Положением о командировках);
• коллективным или трудовым контрактом.

Если размер компенсации больше максимальной заграницу, например, на 200 рублей, то они подлежат налогу. Такая же ситуация и с командировками по России.

Министерство Труда России утверждает, что величина суточных может зависеть от должности работника. Чем выше статус, тем больше выплата. И наоборот. Размер компенсации для каждой должности установлен нормативном локальном акте заведения.

Независимо от величины суточных алименты с них удерживать нельзя, так как они относятся к выплатам компенсационного характера. Они удерживаются только с доходов.

Размер по России

Размер суточных в командировке в 2019 году по России ничем не ограничено. Но есть максимальная сумма, которая не подлежит обложению налогом и страховым взносам.

Она равна 700 рублям. Если величина суточных составляет 1100 рублей, то 400 руб. подлежат 13% пошлине и страховому взносу.

Минимальный

Если законодательство не устанавливает лимит компенсации за сутки, то есть минимальный размер. Постановление Правительства РФ №729 от 2 октября 2002 года устанавливает нижнюю черту величины суточных. Она равна 100 рублям. Этот минимум касается как бюджетных учреждений, так и коммерческих компаний.

На практике 100 рублей является слишком малой суммой. К тому же, правила направления в командировку гласят, что работодатель должен предоставить ничуть не худшие условия для поездки по сравнению с текущими.

Поэтому существует рекомендуемый минимум:

Поездка в пределах того же субъекта РФ	250 рублей
Командировка в другой регион	500 рублей

Это всего лишь рекомендации, а не обязательная норма.

Также работодателям придётся прибавлять к суточным 50 рублей за пребывание сотрудника в таких субъектах: Краснодарском, Алтайском, Ставропольском краях, Республике Крым. Это курортный сбор, введённый 1 мая 2019 года.

[1]

Нормы для бюджетных организаций

Постановление Правительства №729 утверждает, что минимум для компании, финансируемой за счёт бюджета – 100 рублей. К ним нужно прибавлять 50 рублей за курортный сбор при поездках в вышеуказанные регионы России.

Бюджетная организация, как и коммерческая фирма, сама устанавливает нормы для каждой должности. Правила насчёт ставки НДФЛ и страховых взносов у двух видов компании одинаковы.

Как рассчитать и пример

Установить сумму компенсации просто. Для начала нужно определить количество проведённых в командировке дней и умножить на выплату за одни сутки.

Количество проведённых дней рассчитывается на основе служебной записки (при поездке на личном, служебном или арендованном автомобиле) или проездных билетов. Также помогут чеки, квитанции за топливо, жильё стоянку с указанием в них дат.

Например, сотрудник был в другом государстве 5 дней и 6-ой день провёл в пути до дома по России. Размер суточных заграницей – 2000 рублей, а в России – 600 рублей.

Тогда общая сумма будет следующая: 2000 руб. Х 5 дн.= 10000 руб., ещё прибавим 600 рублей. Всего получается 10600 рублей.

В день приезда и отъезда

Суточные за один день не полагаются, но директор вправе выплатить некую компенсацию взамен им. Налоги и страховые взносы не облагают эту добровольную компенсацию.

Платятся ли за выходные дни

Пункт 11 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749 говорит о том, что суточные выплачиваются за каждый день командировки независимо от того, праздничные ли эти дни или будни.

Налогообложение

Если суточные выше 700 рублей при командировании по РФ, то сумма, превышающая это значение, облагается ставкой НДФЛ в размере 13% и страховым взносом.

То же самое и с поездками заграницу. Только суточный безналоговый лимит – 2500 рублей. Суточные рассчитываются в один день с подачей работником авансового отчёта.

Как подтвердить расходы

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник должен оформить авансовую отчётность или письменную служебную записку.

Для подтверждения затрат и их компенсации сотрудник должен к одному из документов приложить такие бумаги:

• квитанция, счёт, договор о найме жилья, аренды комнаты, проживании в гостинице;
• билет, посадочный талон;
• чек о проезде на такси, покупке бензина.

Подтверждать суточные и то, как и на что работник их потратил, не нужно.

Как выплачиваются

Суточные выплачиваются организацией наличными или на банковскую карту заранее, т.е. – до отъезда. Законодательство запрещает использовать собственные средства работника. Это считается преступлением и карается штрафом, как для юридического лица, так и для Индивидуального Предпринимателя.

Если издаётся приказ о продлении командировки, то компания должна заранее сообщить об этом сотруднику и отправить деньги за дополнительное нахождение в поездке.

Важно! Если работник заболел во время командировки и не смог выполнить по этой причине поставленную задачу, то суточные всё равно выплачиваются в полном объёме.

Суточные – это дополнительные расходы работника во время командировки на проживание и содержание себя.

Понятие содержит в себе издержки: за проживание, покупку еды, использование общественного транспорта, посещение мероприятий для увеличения эффективности организации.

Видео по теме:

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
   • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Суточные при командировках в 2016 году

Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.

[2]

Суточные как часть командировочных расходов

Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:

• затраты на проезд к месту командировки и обратно;
• оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
• собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

То есть суточные – это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.

Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.

Что входит в суточные командировочные расходы

Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.

Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.

За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.

Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».

Размер суточных при командировках

Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.

Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.

Выплата суточных расходов при командировке

Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.

Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.

Как рассчитать и оформить суточные в командировку

Любое предприятие устанавливает суточные в командировку, при этом определяя размер расходов в локальных актах. Мы решили разобраться в особенностях расчета и оформления таких выплат.

Как рассчитать и оформить суточные для командировки

Служебной командировкой считается поездка сотрудника предприятия вне постоянного места работы на основании письменного распоряжения директора. Порядок и правила направления работника в служебную командировку установлены Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Постановление № 749). Расходами, связанными со служебной поездкой, являются:

• проезд;
• наем жилого помещения;
• средний заработок за период служебной поездки;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием;
• иные траты, произведенные сотрудником с разрешения руководителя (п. 11 Постановления № 749),

Командировочные расходы в 2019 году выплачивают в день начисления, согласно требованиям НК РФ.

Командировки по новым правилам 2019

Суточные, или так называемое полевое довольствие работникам, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер или осуществляется в полевых условиях ( ст. 168.1 ТК РФ ), ранее освобождались от налогообложения (НДФЛ) без ограничений. С 1 января 2019 года к полевому довольствию применяются стандартные ограничения (не облагается налогом 700 р. в день при работе на территории России).

Страховые взносы на травматизм не включают дополнительные расходы, связанные с проживанием, в базу для расчета (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998г. )

Норма суточных командировочных расходов в 2019 году

Разберемся далее, каков размер командировочных расходов в 2019 году: суточные не облагаются страховыми взносами ( ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ ) в сумме:

• 700 рублей — для поездок по территории России;
• 2500 рублей —- для поездок за рубеж.

Норма командировочных в 2019 году определена только для расчета базы, регламентируемой НК РФ, что относится к:

Законодательство не запрещает руководителю компании или индивидуальному предпринимателю установить размер суточных выше лимита суммы, указанного в НК РФ. В этом случае компания или индивидуальный предприниматель производит страховые отчисления и уплату НДФЛ с суммы превышения между фиксированной нормой и установленным размером на предприятии.

Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году: особые случаи

При однодневных командировках по территории России выплаты не предусмотрены (п.11 Постановления № 749), но при этом учитываются удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.

При отправлении сотрудника в зарубежную служебную командировку к основным затратам, связанным с командировкой, могут добавиться и дополнительные. Все комиссионные сборы, связанные с обменом валюты, также должно оплачивать предприятие. Оплачивая служебную командировку за границу, работодатель имеет право установить размер выплат в иностранной валюте и по факту выплачивать в рублях (эквивалент суммы в иностранной валюте). Когда сотрудник едет в однодневную поездку за границу, то выплачивается 50% от полной суммы командировочных, указанных в документах компании (п. 20 Постановления № 749).

После возвращения из служебной поездки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (п. 26 Постановления № 749).

Подтверждающих документов по командировочным не существует (п. 20 Постановления № 749).

Суточные при командировках: лимиты в 2018 году

На время служебных поездок за работником сохраняется его средний доход. Дополнительно работодатель обязуется возместить сотруднику все понесенные им издержки (при условии, что расход был обоснованным и может быть подтвержден). Компенсационный характер присущ суточным, начисляемым за каждый день пребывания в отъезде. Лимит суточных командировочных расходов в 2018 году, как и ранее, определен нижним лимитом возмещения и он же – верхний необлагаемый НДФЛ предел. Работодатель при желании может устанавливать размер суточных выше законодательного диапазона, но с части превышения придется удерживать подоходный налог.

Начисление и выплата суточных

Выдача суточных возможна при соблюдении ряда условий:

• сотрудник направлен в другой населенный пункт;
• целью поездки является решение служебных заданий;
• продолжительность командировки – более 1 дня;
• работник подал авансовый отчет с подтверждающей документацией, на основании чего можно точно определить период пребывания в командировке.

При исчислении величины подлежащих к выдаче суточных необходимо учитывать продолжительность поездки и место нахождения конечного пункта назначения.

Если командировка длится более 1 дня, суточные должны быть выплачены в полном объеме за каждый полный и неполный день пребывания в другой местности по служебным вопросам. В расчете учитывают все календарные дни, попадающие во временной диапазон командировки, включая:

• выходные и праздники;
• периоды остановок в пути.

Процедура возмещения дополнительных издержек посредством суточных выплат происходит по алгоритму:

• оформляют направление работника в командировку;
• командируемого оповещают о действующих на предприятии лимитах ежедневных выплат;
• во время поездки работник по всем потраченным средствам собирает платежную документацию, затраты соотносит с выделенными лимитами;
• после окончания командировки подотчетное лицо в 3-дневный срок составляет авансовый отчет и подает его с приложенными документами в бухгалтерию (сами суточные подтверждать не надо);
• обоснованные и подтвержденные затраты работодатель возмещает: за каждый день командировки выплачиваются суточные (это обязательство работодателя прописано в ст. 168 ТК РФ).

Сумму суточных определяют путем перемножения числа дней в период служебной поездки и лимитов суточных при командировках в 2018 году, действующих на предприятии.

Их необлагаемый НДФЛ предел для поездок внутри РФ равен 700 руб., а при направлении в другие страны – 2500 руб.

Каждое предприятие самостоятельно определяет размер суточных, который фиксирует во внутреннем Положении о командировках. Если значение выплат в расчете на 1 день не превышает законодательного лимита суточных командировочных расходов в 2018 году, то эта сумма:

• не должна облагаться подоходным налогом;
• на нее не начисляют страховые взносы;
• в расчетной базе не учитывают взносы на травматизм.

При превышении лимита к разнице между налогооблагаемым пределом и фактической выплатой применяют стандартную ставку НДФЛ и страховых взносов, которые регулирует Налоговый кодекс.

800 × 5 = 4000 руб.

Эту сумму выплачивать работнику нельзя в полном объеме, ее необходимо скорректировать на подоходный налог:

• определяем сумму превышения над законодательным лимитом: 100 рублей за каждый день (800 – 700);
• выводим налогооблагаемую базу – 500 руб. (100 × 5);
• удерживаем налог – 65 руб. (500 × 13%);
• вычисляем сумму к выплате – 3935 руб. (4000 – 65).

На завершающем этапе на сумму превышения (в примере – на 500 руб.) начисляют страховые взносы, за исключением взносов на травматизм.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Затраты на командировочные расходы в 2019 году

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

• приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
• оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
• выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
• иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

• 700 рублей — за день поездки по стране;
• 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

• командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
• проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
• любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
• авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

• операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
• когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Суточные при командировках в 2019 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Источники

1. 
   Решетников, В.И. Экологическое право. Курс лекций; М.: Щит-М, 2011. — 331 c.
2. 
   Марченко, М.Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Норма, 2017. — 415 c.
3. 
   Кулаков В. В., Каширина Е. И., Карапетян Л. А., Старков О. В. Правоведение; Феникс — Москва, 2011. — 224 c.
4. Контрольно-кассовая техника. Нормативные акты, официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 113 c.